assistant(e) administratif(ve) pour l'UEPAL (H/F)

1.1. Secrétariat de direction de la présidence de l'EPRAL et du conseil synodal (40%)
1.2. Assurer la bonne organisation des quatre Consistoires et Inspections en garantissant
la gestion administrative, financière et électorale sous la validation et la responsabilité du
responsable territorial (60%).

1. Finalités principales
   Le poste contribue au bon fonctionnement des consistoires réformés et des inspections
   luthériennes et au-delà au rayonnement de l'UEPAL.
   Gestion administrative de la présidence de l'EPRAL:
   o Relations avec les autorités et les officiels
   o Préparation, mise en œuvre et suivi des décisions: conseil synodal, synode,
   pastorale (compte rendu et rapport)
   o Traitement du courrier, des demandes d'information, des déplacements
   o Accueil physique et téléphonique de la présidence EPRAL

• Préparation des assemblées de consistoire réformées et d'inspections luthériennes:
  o Organisation logistique de l'assemblée.
  o Envoi de l'ordre du jour
  o Confirmation de la présence des délégués et sollicitation des remplaçants
  éventuels.
  o Préparation du matériel de vote le cas échéant.
• Suivi de la bonne transmission des procès-verbaux des assemblées

1. Tâches récurrentes selon usages des territoires concernés

• Préparation, envoi et suivi des ordres du jour pour les conseils d'inspection ou de
  consistoire, invitations, comptes-rendus des conseils
• Gestion des congés pastoraux pour les Consistoires réformés:
  o Consolidation des demandes de congés
  o Gestion prévisionnelle des congés d'été et de Noël auprès des pasteurs et
  ministères particuliers.
  o Mise à jour de l'état annuel des congés.
• Suivi de l'organisation et du processus des élections dans les conseils paroissiaux (CP) en
  lien avec le responsable territorial.
• Collecte des PV d'élections auprès des instances concernées et veille de calendrier pour les
  transmissions par voie hiérarchique.
• Préparation des assemblées électives territoriales selon leurs calendriers respectifs en lien
  avec les instances ad hoc et suivi post-élections.
• Veille et suivi de la transmission des documents comptables annuels des paroisses à
  l'Entraide et Solidarité Protestantes.
  o Relance des vérificateurs en mai pour le contrôle des comptes de l'année
  précédente.
  o Envoi des comptes vérifiés, après signature du président/inspecteur/trice, à l'ESP
  en mai / juin
  o Classement des documents comptables dans les classeurs ou dossiers numériques
  des paroisses
• Transmission de l'état annuel des congés à la Direction des Ressources Humaines de
  l'UEPAL en fin d'année. (PCR uniquement)
• Collecte et transmission des statistiques
  Maîtrise de Microsoft (Word, Excel, Outlook, Internet)
  Gestion administrative rigoureuse
  Capacités d'organisation, d'anticipation et de coordination entre différentes instances et
  acteurs de l'UEPAL
  Sens de la confidentialité et de la diplomatie
  Qualités rédactionnelles et bonne communication orale
  Maîtrise des outils numériques pour gestion documentaire et votes électroniques
  Esprit de synthèse