Assistant / Assistante administration des ventes
Dans le cadre du développement de notre cabinet d'expertise spécialisé dans les pathologies du bois dans le bâtiment, nous recherchons un(e) Office Manager afin d'accompagner la croissance de notre structure. Au cœur du fonctionnement quotidien de l'entreprise, vous serez le véritable relais de la direction en assurant la coordination administrative, commerciale et organisationnelle du cabinet. Votre mission sera double: assurer la gestion opérationnelle du quotidien tout en participant à la structuration de l'entreprise. Missions principales Gestion administrative et organisation - Assurer la gestion administrative quotidienne du cabinet. - Suivre les dossiers clients depuis la demande initiale jusqu'à la clôture. - Préparer et suivre les devis, commandes et documents administratifs. - Organiser et optimiser le classement des informations. - Mettre en place des procédures simples pour améliorer le fonctionnement interne. - Fiabiliser les méthodes de travail et les outils existants. Relation clients - Être un interlocuteur privilégié des clients et partenaires. - Réceptionner et qualifier les nouvelles demandes. - Orienter les demandes techniques vers les bons interlocuteurs. - Assurer le suivi des échanges clients. - Participer à la qualité de l'expérience client et à l'image du cabinet. Organisation et coordination interne - Assurer le lien entre la direction, le laboratoire et les experts terrain. - Participer à la planification et au suivi des interventions. - Anticiper les échéances importantes. - Veiller à la bonne transmission des informations dans l'équipe. - Identifier les points d'amélioration dans l'organisation quotidienne. Support de direction - Accompagner la direction dans ses missions administratives et organisationnelles. - Préparer les éléments nécessaires aux prises de décision. - Suivre l'avancement des projets internes. - Rechercher des solutions avant sollicitation de la direction. - Permettre aux experts de se concentrer sur leur cœur de métier. Communication et développement - Participer au suivi des actions de communication. - Contribuer à la préparation des évènements professionnels, salons et formations. - Participer à la valorisation de l'image du cabinet. Profil recherché Nous recherchons une personne polyvalente, organisée et investie, qui souhaite évoluer avec une entreprise en développement. Vous aimez autant réaliser des missions concrètes du quotidien que réfléchir à la manière de mieux organiser les choses. Formation recherchée Vous êtes idéalement issu(e) d'une formation supérieure de niveau Bac +3 dans le domaine de la gestion d'entreprise, de l'administration ou du management, telle que: - Licence professionnelle Management et gestion des organisations; - Licence professionnelle Gestion des PME/PMI; - Licence professionnelle Métiers de la gestion et de l'administration; - Licence professionnelle Management des activités commerciales; - Bachelor Gestion d'entreprise, Administration des entreprises ou équivalent; - Formation en ressources humaines, gestion de projet ou coordination administrative. Un niveau Bac +2 (BTS Gestion de la PME, Support à l'action managériale, Assistant de gestion ou équivalent) pourra également être étudié en présence d'une expérience significative sur un poste similaire. Au-delà du diplôme, nous accorderons une importance particulière à votre expérience, votre autonomie, votre sens de l'organisation et votre capacité à accompagner le développement d'une entreprise à taille humaine. Avant de nous rejoindre, nous vous invitons à découvrir notre histoire, notre métier et notre quotidien. Depuis plus de 25 ans, notre cabinet accompagne les particuliers, les professionnels, les acteurs du bâtiment et du patrimoine dans la compréhension des pathologies biologiques du bois dans la construction. https://cabinetmartinet.com/ facebook et linkedin
Débutant accepté, Bac+3, Bac+4 ou équivalents, S, Planification des tâches et gestion des priorités, E, Bureautique et outils collaboratifs, S, Gestion des urgences et des imprévus, S, Principes de base en comptabilité, S, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, S, Assurer la confidentialité des échanges et informations, S, Assurer la gestion administrative d'une activité, S, Collecter et analyser des données, des informations, S, Créer, organiser ou coordonner un évènement, S, Définir une stratégie de communication, S, Gérer la communication interne et externe, S, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, S, Maintenir à jour les dossiers administratifs, S, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), S, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, S, Relayer de l'information, S, Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise, S, Tenir à jour des agendas personnels et partagés, S, Utiliser les outils numériques, S, Utiliser une messagerie sécurisée, S