Assistant.e administratif.ve H/F

RESPONSABILITÉS:

Dans le cadre d'une surcharge conjoncturelle d'activité, le Centre Ressources Autisme recherche un assistant administratif à temps complet, dont les missions seront les suivantes:
Missions d'appui au volet ressources/formation:
• Organisation logistique des formations annuelles: préparation (réservation des salles, inscriptions aux formations et relance, collations, impression des brochures et documentation, émargements...), accueil des participants aux formations, suivi post-formation (recueil et analyse des données de satisfaction). Réalisation des bilans d'actions.
• Appui à l'organisation de la Journée mondiale de l'autisme 2027.
• Suivi des relations partenariales: conventionnements, gestion du prêt de matériel, rédaction d'attestations et de compte-rendu.
• Coordination des interventions avec les services techniques du CHU (informatique, entretien des locaux, communication...).
• Suivi des stocks, des commandes et recueil des facturations.
Mission d'appui au pôle administratif du CRA Limousin:
• Intégration des données usagers dans le futur système d'information du CRA: saisie, vérification de la cohérence et de la complétude des données saisies, respect règles d'identitovigilance et du RGDP.
• Traitement de la dictée numérique: frappe, mise en forme et relecture des courriers, comptes rendus et documents.
• Gestion des parcours diagnostiques: plannings, relance des usagers ne se présentant pas aux rendez-vous, tableaux de suivi.
• Numérisation, classement des documents reçus/produits.
• Archivage des dossiers: tri, classement, numérisation.
• Participation à la préparation logistique du déménagement au sein de la Maison des TND (inventaire, conditionnement...) et à l'installation dans les nouveaux locaux.
Dans le cadre de l'ouverture de la Maison des TND attendue au printemps 2027, l'agent pourra se voir confier l'accueil du bâtiment:
• Accueil physique et téléphonique (usagers, familles, professionnels...)
• Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques.
• Information de premier niveau, orientation vers les interlocuteurs compétents.
• Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Rédaction des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
Des missions secondaires viendront compléter l'action de l'agent.

PROFIL RECHERCHÉ:

Formations – Qualifications (Savoir ):

• Maîtrise de l'orthographe et règles rédactionnelles.
• Connaissance du secteur des troubles du neuro-développement (TND) appréciée.
  Connaissances particulières (Savoir-faire ):
• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) et de la dictée numérique.
• Saisie et contrôle de données dans un système d'information; rapidité et fiabilité de frappe.
• Organisation logistique d'évènements (formations, réunions).
• Application et contrôle du respect des procédures.
• Gestion des priorités et des échéances.
• Posséder de bonnes capacités d'analyse, de synthèse et rédactionnelles.
• Savoir prendre des initiatives adaptées.
  Qualités professionnelles (Savoir-être ):
• Qualités relationnelles et discrétion professionnelle.
• Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation.
• Autonomie et capacité à rendre compte.
• Capacité d'adaptation dans un contexte de changement (nouveau SI, déménagement).
  -Respect strict du secret professionnel et de la confidentialité des données de santé.