assistant administratif H/F - EC20653

assistant administratif H/F - EC20653 - Participer à l'activité du pôle chargé de la reproduction d'actes (environ 800 à 1000 demandes annuelles): 
Réception, analyse et traitement des demandes formulées en ligne par les usagers,

• Echanges avec le public via la messagerie fonctionnelle;

• Recherche des actes à reproduire

• Transmission des documents identifiés;

• Préparation et envoi des factures;

• Suivi statistique de l'activité.

• Assurer le secrétariat du service:
  Accueil téléphonique;

• Gestion des notes et courriers (frappe et mise en forme, mise à jour des fichiers chronos);

• Gestion des plannings et des rendez-vous;

• Mise à jour des tableaux de bord;

• Gestion des stocks de fournitures (recensement des besoins, commandes et suivi de livraisons).

• Participer à l'accueil du public et être référent(e) de l'organisation du poste d'accueil:Contribuer au fonctionnement mutualisé entre les agents de la direction

• Création et mise à jour des procédures

• Réflexion sur des pistes d'amélioration

• Participer au fonctionnement de la salle de lecture:
  Accueil et accompagnement des lecteurs d... recherches;

• Contrôle a posteriori des consultations d'articles;

• Rangement des documents, mise à jour des outils, réapprovisionnement en formulaires et fournitures.

• Participer aux évènements d'action culturelle organisés par les archives.

• Assurer un binôme avec l'assistante de direction pour la gestion de l'agenda du directeur.