Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

L'assistant(e) commercial(e) douane est responsable de la gestion et du suivi des clients dans le cadre de la politique commerciale et de facturation définie par la Direction

• Il ou elle travaille au sein d'une équipe d'assistants et est en relation aussi bien avec les attachés commerciaux et la direction commerciale qu'avec les clients
• Ce poste inclut la facturation des clients pour l'activité douane, le suivi des provisions, la facturation et le suivi des règlements des factures de droits de douane

GESTION DES PROSPECTS / CLIENTS, COMMANDES PAR TELEPHONE, INERNET, FACTURATION DOSSIERS DOUANE

• Faire le point sur les besoins spécifiques des clients
• Renseigner les clients à propos des différents services douane proposés
• Proposition de contrats, offres commerciales
• Enregistrer les clients dans l'intranet (création de la fiche client, insertion des conditions tarifaires)
• Effectuer les demandes de provision (s'il y a lieu), en relation avec la direction - Facturer les dossiers douane terminés
• Facturer les Droits de douane en amont et surveiller le règlement de ces factures spécifiques
• Répondre aux clients sur des demandes d'explication sur la facturation et les services

SUIVI DES CLIENTS
Faire remonter aux services opérationnels les problèmes ou petits litiges liés à la douane

• Être à l'écoute des problématiques clients, les résoudre en équipe ou avec le service IT si besoin
• Gérer les dossiers commerciaux, relancer les clients inactifs, etc.
• Gérer la facturation quotidiennement

COMPETENCES SPECIFIQUES

• Bien connaître l'entreprise et particulièrement l'organisation du service douane afin d'informer le client de manière appropriée
• S'informer et transmettre l'information efficacement: être à l'écoute, poser les questions pertinentes, reformuler, etc.
• Argumenter et négocier en s'adaptant à des personnalités variées
• Synthétiser les informations, les transmettre de manière claire et précise selon les procédures définies
• Résoudre rapidement les problèmes
• Connaître les principales démarches
• Rédiger un courrier commercial
• Maîtriser les outils bureautiques: traitement de textes, tableur, base de données...
• Savoir utiliser les outils de communication
• Gérer les tableaux de provision versée (notamment sur les droits de douane)
• Parler une ou des langue(s) étrangère(s), notamment l'anglais commercial

Idéalement vous avez une expérience terrain qui permet de mieux comprendre les enjeux commerciaux et les risques de problèmes.