Administrative Coordinator (m/w/d) (Bürokaufmann/-frau)

Stellendetails - Ort: Ingelheim am Rhein - Verfügbarkeit: ab sofort - Option auf Übernahme: ja - Vertragsart: unbefristet - Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung - Arbeitszeit: Homeoffice-Option, Vollzeit (37,5 Std./Woche) - Vergütung: 3.746,00 EUR brutto/Monat zzgl. variabler, leistungsorientierter Prämie Für wen suchen wir Wir suchen für unseren Kunden, einem international agierenden Industrieunternehmen im Raum Mainz-Bingen, einen Administrative Coordinator (m/w/d) in Vollzeit. Das bringen Sie mit - abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation - mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion z. B. als Administrative Coordinator (m/w/d) - sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) - Erfahrung im Umgang mit modernen Kommunikations- und Organisationstools (z. B. MS Teams, SAP, Concur) - sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift ​ Der Job Unterstützung des Teams bei organisatorischen Aufgaben: - Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben. - Organisation und Koordination von Reiseplänen sowie Abrechnung von Reisekosten gemäß internen Richtlinien. Verwaltung und Administration von Systemen: - Übernahme der Administratorrolle für MS Teams, SharePoint und andere relevante Systeme. - Verwaltung des Vertragsmanagementprozesses, einschließlich der Nutzung des Vertragsmanagementsystems CorA und Durchführung von Compliance-Prüfungen. Budgetüberwachung: - Überwachung und Nachverfolgung der Budgetausgaben des Teams. - Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Analysen zu finanziellen Ausgaben. Kommunikation und Korrespondenz: - Verantwortlich für die interne und externe Korrespondenz, einschließlich der täglichen Abstimmung mit internationalen Kollegen und externen Partnern. - Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Teams und mit externen Stakeholdern. Vorteile - persönliche und wertschätzende Betreuung durch unsere Niederlassung - bis zu 30 Tage Urlaub - Urlaubs- und Weihnachtsgeld - flexibles Gleitzeitkonto - betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen - 150 Euro Prämie bei erfolgreicher Empfehlung „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“ - exklusive Rabatte über Mitarbeitervorteile.de (z. B. bei Zalando, IKEA, HelloFresh!, u. v. m.) - Betriebsrestaurant und Fitnessstudio im Einsatzunternehmen - gute Erreichbarkeit des Kundenbetriebs, auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln - kostenfreie Parkplätze vor Ort Sonstiges - Einsatz vorerst für 17 Monate befristet, Option auf Verlängerung und Übernahme vorhanden - mobiles Arbeiten ist auf dieser Position nur nach Abstimmung möglich - wegen des internationalen Umfelds der Abteilung, sind sehr gute Englischkenntnisse auf dieser Position zwingende Voraussetzung Kontaktinformationen Herr Sascha Wittig Office Events P & B GmbH Freseniusstraße 29 65193 Wiesbaden Telefon: +49 611-97164580 E-Mail: