Office & Administration Officer

Je begint je dag met een koffie en een glimlach voor iedereen die binnenkomt. Telefoons rinkelen, mailtjes komen binnen, leveranciers vragen om opvolging en projectdocumenten wachten op verwerking. Jij houdt het overzicht. Jij zorgt dat alles vlot verloopt.

Je komt terecht in een ambitieus familiebedrijf dat zich specialiseert in metaal- en aluminiumwerken voor zowel de openbare als private sector. Sinds de oprichting groeide het bedrijf stap voor stap, met een team van ongeveer 60 gemotiveerde medewerkers en moderne productiehallen voorzien van de nieuwste machines. De focus ligt op kwaliteit, innovatie en een mensgerichte bedrijfscultuur.

Wat je doet

Onthaal en eerstelijnscontact

Beheer van het telefoonsysteem en Professioneel onthaal van bezoekers
Koffie en dranken voorzien voor gasten
Zorgen voor een verzorgd en representatief kantoorfront

Algemene administratie

Beheren en opvolgen van shared mailboxen en klasseren van documenten
Verwerken van administratieve documenten, inclusief plannen en orderbevestigingen
Beheer van certificaten, attesten en ontbrekende documenten

Leveranciers- en aankoopadministratie

Controle en verwerking van aankoopfacturen
Koppelen van leveringsbonnen en facturen, en controle van ontvangen goederen
Beheer en actualisatie van leveranciersprijslijsten
Administratieve opvolging van creditnota’s en terugkerende facturen

Ondersteuning van afdelingen

Administratieve voorbereiding en controle van vorderingsstaten onderaannemers
Verwerking van inventaris- en stocklijsten
Opvolging van certificaten en technische documenten
Opstellen van bonnen voor galvaniseren en metalliseren
Administratieve voorbereiding en verzending van prijsvragen voor projectverantwoordelijken

Facility en kantoororganisatie

Bestellen en beheren van koffie, water, kantoormateriaal en werkkledij
Opvolgen van facilitaire leveranciers, schoonmaak en sanitaire voorzieningen
Bij voorkeur een bachelor of gelijkwaardig diploma
Ervaring in een soortgelijke administratieve rol
Sterke administratieve vaardigheden, nauwkeurig en gestructureerd
Meerdere taken tegelijk beheren en prioriteiten kunnen stellen
Vlot in MS Office en digitale systemen
Basiskennis van factuurcontrole en administratieve opvolging
Klantgericht en communicatief vaardig