Administratief verantwoordelijke (dossierbeheerder)

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.  Het Centrum Nascholing Onderwijs (CNO) van de Universiteit Antwerpen is een universitair nascholingscentrum gespecialiseerd in de opleiding en nascholing voor directies, middenkader, leerkrachten en ondersteunend personeel van het basis-, secundair en volwassenenonderwijs. Het Centrum Nascholing Onderwijs zoekt een deeltijds (50 % - percentage is bespreekbaar)   administratief verantwoordelijke (dossierbeheerder) Jobomschrijving De functie omvat onder andere de volgende opdrachten: Je verzorgt tijdens verschillende halve dagen, o.a. op maandag, woensdag en/of vrijdag, de CNO-permanentie: beantwoorden van telefoons en mails, onthaal van deelnemers en lesgevers. Je ondersteunt vormingsprogramma’s voor onderwijsprofessionals. Verschillende programmadomeinen van CNO kunnen tot het takenpakket behoren. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de cursussen. Je staat in voor de organisatorische planning van cursussen (contact met docenten, inplanning in jaarkalender, aanvragen van lokalen, aanvragen maaltijden, ingeven in websysteem, communicatie naar cursisten, samenstellen syllabi, opmaak folders, …). Je volgt de inschrijvingsadministratie op en bewaakt de cursusbudgetten in samenwerking met de financiële dienst CNO, ter ondersteuning van het financieel beheer van het CNO. Je zorgt voor de cursusevaluaties en nazorg van cursussen. Je fungeert als aanspreekpunt ten behoeve van de leidinggevende en vakinhoudelijke verantwoordelijken, andere medewerkers van het CNO en derden (docenten, cursisten, scholen, diensten van de UAntwerpen, drukkers, …) met het oog op een efficiënte en klantgerichte opvang van personen. Je werkt samen met de andere administratief en inhoudelijk verantwoordelijken aan de efficiëntie en effectiviteit van de administratieve en organisatorische processen. Je bezit een diploma van professionele bachelor of hoger onderwijs van het korte type of gelijkwaardige competenties door ervaring. Je beschikt over sterke administratieve skills. Je communiceert vlot in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk Je hebt affiniteit met diverse automatiseringssystemen (ook met AI) en bent in staat je dit snel ‘eigen’ te maken. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel zodat je kleinschalige projecten zelfstandig op kan pakken. Je kan overweg met grote hoeveelheden informatie en je kan gelijktijdig aan meerdere taken werken. Je bent in staat om zowel in team als zelfstandig te werken. Je bent sterk in plannen en organiseren. Je bent stressbestendig en kan in een vlot tempo nauwgezet werken. Je beschikt over de volgende competenties: je bent nauwgezet, analytisch, communicatief, flexibel, teamspeler, oplossingsgericht. Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk. Je weet hoe bestelbonnen, honorariastaten, reiskostenformulieren op te maken. Je kan vlot overweg met Microsoft365. Ervaring met de organisatie van opleidingen of onderwijs strekt tot aanbeveling. Je gelooft in het belang van nascholingen en levenslang leren.