Documentbeheerder
De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen. De Dienst Internationale Samenwerking (Departement Universiteit & Samenleving) van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijds (60%) Dossierbeheerder-expert Internationale Studenten Jobomschrijving De functie omvat onder andere volgende opdrachten: Verblijfskaarten internationale studenten Als medewerker verblijfskaarten voor internationale studenten speel je een cruciale rol in het ondersteunen en begeleiden van studenten bij het verkrijgen van de benodigde documenten voor een legaal verblijf in België. Je verstrekt gedetailleerde en up-to-date informatie aan internationale studenten met betrekking tot de aanvraagprocedure voor een verblijfskaart. Je informeert studenten over de specifieke documenten die ze nodig hebben, de benodigde stappen die ze moeten volgen en eventuele deadlines die van toepassing zijn. Je beantwoordt vragen van studenten en verstrek info over de voorwaarden en richtlijnen die gelden voor het verkrijgen van een verblijfskaart. Dit doe je via e-mail, telefoon of persoonlijk contact. Je volgt de aanvraagdossiers op om ervoor te zorgen dat deze volledig en correct zijn. Je werkt nauw samen met de diensten van de stad Antwerpen om de aanvragen van studenten tijdig en efficiënt te verwerken. Je volgt de veranderingen in de wet- en regelgeving op en past de procedures aan waar nodig. Je zorgt voor een soepele communicatie en coördinatie tussen verschillende belanghebbenden, waaronder de studenten, de bevoegde overheidsinstanties en de belanghebbenden binnen de universiteit. Inkomende uitwisselingsstudenten Je volgt de aanvraagdossiers van internationale studenten op die op uitwisseling komen naar onze universiteit. Je controleert de ingediende dossiers om ervoor te zorgen dat alle vereiste documenten volledig en correct zijn. Je communiceert met de studenten om hen op de hoogte te stellen van eventuele ontbrekende of onjuiste informatie en begeleidt hen bij het aanvullen of corrigeren van het dossier. Je werkt samen met de inschrijvingsdienst en de faculteiten om een vlotte en efficiënte afhandeling van de aanvraagdossiers te garanderen. Je fungeert als contactpersoon voor studenten, waarbij je vragen beantwoordt en hen voorziet van duidelijke en accurate informatie. Je zorgen voor een tijdige en nauwkeurige administratieve verwerking van de aanvraagdossiers. Je voorziet ondersteuning bij events. Office management Je ondersteunt de goede werking van de dienst. Je beheert de kantoorvoorraad en plaatst bestellingen voor kantoorbenodigdheden. Je verwerkt inkomende en uitgaande post en pakketten Je bezit een diploma van professionele/academische bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring. Je beschikt over een excellente mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels. Kennis van andere talen is een pluspunt. Je bent in staat om complexe informatie op een begrijpelijke manier over te brengen, zodat studenten goed geïnformeerd zijn en hun dossier tijdig en correct indienen. Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk. Je werkt nauwkeuring en hebt oog voor detail en je bent in staat om meerdere verzoeken en vragen tegelijkertijd te beheren. Je kan vlot overweg met MS Office en het werken met databanken schrikt je niet af. Kennis van Mobility Online is een pluspunt Je rapporteert vlot en correct