Responsable du pôle relation et service à l'usager F/H

Fonctions: Responsable du pôle relation et service à l'usager
Catégorie: A
Corps: IGE
BAP: G

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
A pourvoir dès que possible.

Mission:
Le/la responsable du Service Relation et Service à l'Usager pilote, organise et coordonne l'activité du service afin de garantir la qualité de service aux usagers et le bon fonctionnement des secteurs du Campus Pierre et Marie Curie.

Il/elle encadre les chef.fes de secteur et les agents du contrôle prestation, suit la performance du pôle et contribue à l'amélioration continue de l'organisation et des prestations en lien avec les orientations de la DLM.

Activités principales:
Piloter et coordonner l'activité du Service Relation et Service à l'Usager
Rédiger et mettre à jour les procédures liées aux activités du service
Superviser l'activité des chef.fes de secteur et des agents du Contrôle Prestation dans le suivi des travaux et des interventions
Organiser une veille sur les évolutions réglementaires, techniques et environnementales
Analyser le fonctionnement des secteurs et proposer des actions d'amélioration et d'évolution
Organiser et animer les réunions de pilotage du service
Coordonner les relations avec les services de la DLM et les usagers institutionnels
Garantir la qualité du traitement des demandes et la fiabilité des données dans la GMAO et le GLPI
Assurer la qualité de service aux usagers et piloter les actions d'amélioration
Organiser la circulation de l'information auprès des agents du service
Superviser le suivi des prestations externalisées et leur conformité
Piloter le budget du service et optimiser les coûts
Veiller à l'application des règles d'hygiène et de sécurité
Organiser la gestion et la fiabilisation des données de référence du service
Participer aux visites des commissions de sécurité de la préfecture de Police
Présenter des rapports d'activité du site par domaine d'activité, permettant de disposer d'indicateurs
Disposer d'une base de données des coordonnées des laboratoires du site et la maintenir à jour
Disposer d'un jeu de plan du site, et utilisation du SIG (Système Information Géographique)

A noter, qu'à moyen-long terme des réorganisations entre les services de la DLM sont prévues.

Conduite de projets: Oui
Encadrement: Oui - 17 agents: 1 A; 7 B; 9 C

Conditions particulières d'exercice:
En cas de demande d'intervention urgente, le ou la chef-fe de service peut être amené-e à intervenir en dehors de ses horaires de travail.

Connaissances transversales requises:

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de la DLM
• Méthodologie de la logistique et gestion de services sur sites
• Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité applicable aux établissements recevant du public
• Principes et règles des marchés publics
• Notions de finances publiques et de gestion budgétaire
• Connaissance des outils de gestion et de suivi d'activité (GMAO, tableaux de bord, bases de données)
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissance des enjeux de qualité de service aux usagers
• Principes de management et d'organisation du travail

Savoir-faire:

• Piloter et organiser l'activité d'un service
• Encadrer et animer une équipe
• Planifier les activités et définir des priorités
• Conduire et accompagner des projets
• Définir, formaliser et faire évoluer des procédures
• Élaborer et suivre un budget
• Piloter des prestataires et évaluer la qualité des prestations
• Définir et analyser des indicateurs d'activité
• Produire des analyses et des documents d'aide à la décision
• Conduire des réunions et animer des instances de pilotage
• Gérer des situations complexes ou sensibles
• Coordonner des acteurs multiples
• Organiser la circulation de l'information au sein d'un service

Savoir être:

• Organiser son activité et celle du service
• Travailler en équipe et en transversalité
• Analyser des situations et rendre compte de manière synthétique
• Faire preuve de réactivité et d'adaptation
• Travailler en autonomie
• Faire preuve de rigueur
• Adopter une posture professionnelle et un sens du service aux usagers
• Faire preuve de discrétion professionnelle