Secrétaire médico-social (H/F)

L'AFIPH recrute un poste de Secrétaire médico-social (H/F) pour un CDI temps plein en 37h30.

Rattaché(e) à la Direction de l'établissement, votre lieu principal d'activité se situe sur le site IME Les Magnolias à Saint Maurice l'Exil, services accueillant des jeunes en situation de handicap.

Les activités sont les suivantes:

SECRÉTARIAT MEDICO-SOCIAL

• Suivre et mettre à jour les documents constitutifs du dossier des personnes accompagnées (projet personnalisé, contrat de séjour, avenants annuels.)
• Aider à la constitution des dossiers de tutelle (récapitulatifs des comptes de l'année écoulée)
• Suivre les notifications et les renouvellements par la Maison Départementale de l'Autonomie (MDA)
• Gérer les prises en charge en lien avec les dossiers de l'assistance social (gestion des échéances, renouvellement, centralisation des documents, envoi...)
• Suivre les états de présence des personnes accompagnées en lien avec les entrées et sorties
• Créer et mettre à jour le Dossier Numérique Unique de l'Usager (DNUU) de l'admission à la sortie de la personne accompagnée
• Vérifier et transmettre les tableaux d'activités au service comptabilité / facturation
• Assurer le suivi et le reporting de l'activité
• Participer à la gestion de la liste d'attente selon les règles internes en vigueur
• Participer à la communication avec les familles, les organismes de tutelles légaux (informations pratiques aux familles, calendrier des congés), les professionnels en lien avec le chef de service
• Informer et alerter en cas de dysfonctionnements

SECRÉTARIAT GENERAL

• Assurer l'accueil téléphonique et physique
• Contribuer à la mise en œuvre des élections des représentants au Conseil à la Vie Sociale
• Contribuer à l'organisation de réunions / commissions médico-sociales (programmation réunion, envoi courriers, compte rendu)
• Assurer la rédaction de courriers, rapports éducatifs, rapports d'activité, etc
• Assurer la diffusion des supports de communication
• Assurer la gestion des mails et des courriers
• Classer, scanner et archiver (classement, gestion des durées de conservation des documents)
• Assurer la continuité du service administratif

ACTIVITES SECONDAIRES:

• Etablir chaque fin d'année pour l'année suivante, le planning des échéances médico-sociales et en assurer un suivi mensuel
• Effectuer les différents reportings et enquêtes, recueillir les informations, coordonner en lien avec les différents professionnels concernés et remplir les documents
• Participer à diverses réunions
• Contribuer à l'accompagnement des nouveaux salariés
• Contribuer à la formation des stagiaires et alternants
• Contribuer à la démarche Qualité menée par l'Association et à la promotion du RGPD