Responsable administrative de site h/f (H/F)

RESPONSABILITÉS:

En matière de pilotage:

• Mettre en place la politique de l'établissement dans sa mise en œuvre administrative sur le site
• Mesurer l'activité des équipes administratives et techniques et contrôler l'utilisation des moyens (adéquation charges/moyens)
• Mettre en place sur le site les calendriers et procédures arrêtés au niveau de la composante et veiller à leur respect
• Participer aux réunions périodiques organisées par la RAC pour lui rendre compte de ses activités, la tenir au courant de toutes les difficultés rencontrées et lui faire toute proposition d'amélioration
• Prendre part aux décisions du Comité de pilotage (COPIL) du site
  En matière de ressources humaines:
• La RAS a autorité sur l'ensemble des personnels de l'INSPÉ du site
• Gérer et contrôler les services des enseignants et les intervenants extérieurs
• Encadrer et animer les équipes administratives et techniques
• Coordonner les moyens humains et matériels nécessaire à la réalisation des objectifs
• Évaluer les besoins en formation
• Planifier l'activité des équipes administratives du site
• Évaluer les besoins en personnel en fonction de la charge de travail
• Gérer le temps de travail, les congés, les absences, les congés maladie, le contentieux
  En matière financière:
• Participer à l'élaboration du budget.
  Gestion des achats et missions:
• Analyser les demandes d'achat (travaux, fournitures, services) de son périmètre, dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière
• Demandes de devis, collecter et contrôler la conformité des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Saisir dans SIFAC+ les demandes d'achat et les constats de services faits
• Gérer les frais liés aux déplacements professionnels (demande d'ordres de missions et d'états liquidatifs)
• Gérer les réservations de voyage via la plateforme dédiée
• Produire analyser et suivre les états nécessaires au suivi des achats, le cas échéant dans le cadre de contrats et conventions de recherche
  En matière juridique:
• Mettre en œuvre et contrôler l'application des textes réglementaires et notes internes
• Régler les dossiers sensibles et les situations de litige dans ses différents domaines d'activité en collaboration avec la RAC
• Assurer le suivi matériel et réglementaire des élections et COPIL
  En matière de sécurité:
• Contribuer à la mise en œuvre de la politique d'hygiène et de sécurité
  En matière de scolarité:
• Mettre en œuvre les consignes de la RAC, les procédures, calendriers et documents communs définis

PROFIL RECHERCHÉ:

• Connaître le système éducatif, l'organisation des études du système universitaire et la réglementation des masters
• Connaître l'organisation et le fonctionnement de CYU et de l'INSPÉ de l'académie de Versailles
• Connaître la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics
• Connaître les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, Outlook,...) et de gestion (Apogée, Celcat, Saghe et Sifac+, Compas)
• Savoir hiérarchiser les tâches et savoir organiser son activité en fonction des priorités
• Savoir les principes élémentaires de gestion des ressources humaines et des règles d'hygiène et de sécurité
• Savoir faire preuve de rigueur afin d'organiser les services dont il a la charge
• Savoir conduire les entretiens professionnels de ses subordonnés
• Encadrer, animer une équipe, voire gérer d'éventuelles tensions relationnelles
• Savoir élaborer des choix, planifier des actions, estimer les besoins en moyens
• Savoir expliquer et appliquer les directives et les notes infra-réglementaires de l'INSPÉ
• Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité, d'autonomie, voire faire montre d'initiative
• Être disponible, et ce notamment pour d'éventuels déplacements professionnels
  Conditions de travail:
  Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois) et aux agents titulaires en détachement
  38h35 hebdomadaire / 52 jours de congés payés par an
  Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
  Mutuelle employeur proposée: MGEN
  Politique de formation interne développée
  Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)
  Poste basé sur le campus de Pontoise (95)
  Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel
  Rémunération:
• Selon expérience / Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH): entre 1700€ et 1950€ net par mois et reprise de la situation administrative pour les titulaires.