Gestionnaire administratif et logistique, service évenements F/H

RESPONSABILITÉS:

En tant que gestionnaire vos activités se déclinent sur deux axes:
1 / Soutien à l'organisation d'événements à caractère scientifique ou professionnel

• Vous conseillez les organisateurs sur le montage global de l'évènement
• Vous assurez l'interface avec les clients et partenaires
• Vous aidez au choix du lieu et organisation de visites techniques
• Vous assurez la coordination des services internes impliqués (audiovisuel, sécurité, services généraux de proximité, informatique) et des prestataires (sécurité, traiteurs, nettoyage, technique)
• Vous avez en gestion les aspects opérationnels: réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, création et installation de signalétiques
• Vous participez à l'amélioration des procédures internes et au respect des règles d'hygiène et sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP)
  2 / Gestion administrative et financière
• Vous êtes en charge du suivi administratif des dossiers
• Vous assurez l'élaboration des devis et factures clients

Ce poste s'inscrit dans le cadre d'un CDD de Projet.

PROFIL RECHERCHÉ:

Diplômé(e) a minima d'un baccalauréat, idéalement d'un bac+2 en communication événementielle, vous justifiez d'une première expérience réussie dans la coordination d'événements et vous vous distinguez par les atouts suivants:

• Rigoureux(se) et fiable, vous savez planifier les actions, estimer les besoins et coordonner l'ensemble des étapes nécessaires à la mise en place d'une manifestation.
• Votre sens de l'organisation, votre autonomie et votre agilité vous permettent de travailler de manière efficiente et de vous adapter rapidement aux imprévus.
• Reconnu(e) pour votre créativité et votre esprit d'innovation, vous savez proposer des solutions adaptées à des besoins spécifiques et constituez un véritable soutien à la prise de décision.
• Doté(e) de fortes qualités relationnelles, vous entretenez des échanges fluides et constructifs avec vos interlocuteurs.
• L'usage de l'anglais lu, parlé et écrit serait une compétence particulièrement appréciée.
  Vous vous reconnaissez ? Ce poste est fait pour vous !
  Spécificités du poste:
  Le poste implique un partage continu de l'information entre les différents membres de l'équipe et avec la hiérarchie. Le gestionnaire sera en contact avec de nombreux interlocuteurs, ce qui nécessite un excellent sens relationnel et une organisation pratique très rigoureuse.
  Une forte réactivité, une bonne gestion du stress, ainsi que la capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à prioriser ses tâches sont indispensables.
  En fonction de l'activité, des dépassements horaires pourront intervenir (en soirée ou le week-end).
  Le gestionnaire d'événements pourra être amené à se déplacer sur la métropole bordelaise, au sein des différents sites de l'université de Bordeaux.
  Ce que nous vous offrons:
• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle;
• Jusqu'à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d'arrivée);
• Télétravail possible selon l'organisation du service;
• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d' action sociale;
• 75 % de prise en charge de l'abonnement aux transports en commun en Gironde;
• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile-travail;
• Accès à un parking du personnel;
• Offres de loisirs, sport et culture pour l'ensemble des personnels;
• Possibilité restauration CROUS salarié sur place.

Conseil: la lettre de motivation est réellement lue et complète utilement votre CV.