ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE (SIÈGE) - H/F

Description:

La personne recrutée sera positionnée au département Administration-Finances, sous la direction de la responsable du pôle Achats et Logistique. Elle assurera l'ensemble des missions listées ci-dessous en fonction des besoins constatés, de manière transversale à l'appui des activités et missions de l'Agence et de tous ses départements. En particulier, elle sera amenée à travailler avec le département Stratégie et Partenariat, en lien et en coordination avec l'assistante coordonnant le partenariat européen Be Ready, et avec qui un intérim mutuel est assuré.

ACTIVITÉS TRANSVERSALES DE SUPPORT

o Gestion d'agenda et organisation de RDV
o Organisation et logistique de réunions internes et externes
o Organisation des missions professionnelles notamment dans des pays à risque et assurer le suivi des états de frais
o Rédaction et diffusion de compte-rendu de réunions
o Accompagner les chargées de mission dans les fonctions supports, préparation de présentations
o Gérer l'accueil physique des invités/nouveaux arrivants
o Gérer le courrier, enregistrer le courrier de l'agence, archiver et classer
o Etablir les tableaux de suivi budgétaire du département
o Procéder aux opérations d'engagement des commandes (missions, frais de colloques) via SIFAC+, suivre et valider les dépenses engagées
o Soutien à certains départements
o Participation aux réunions du groupe des assistant-es
o Rédiger et mettre à jour des procédures internes
o Concevoir et mettre à jour les bases de données des actions coordonnées, groupes de travail et comités scientifiques sectoriels
o Apporter un appui dans la gestion de plateformes informatiques et des outils de travail en réseau
o Suivi annuel de la consommation du budget du département
o Participe aux réunions préparatoires du lancement de l'Appel à candidature annuel des bourses master
o Participe à la révision des dossiers de candidature pour vérifier leur éligibilité et participe à l'attribution des dossiers aux experts pour l'évaluation
o Point de contact des lauréats pour la mise en place de leur bourse et assure le lien avec l'organisme gestionnaire et le DAF ANRS MIE pour la mise en place de la convention financière et le suivi de son utilisation
o Assure le suivi des boursiers tout au long de l'année
o Participe aux réunions d'arbitrage des sites partenaires et Plateforme de Recherche Internationales en Santé Mondiale

o Participe à la rédaction des courriers pour attribution des budgets et assure leur transmission aux partenaires
o Sollicite les rapports financiers annuels selon le calendrier définit par la coordinatrice du réseau international, les réceptionne et les archives

Profil recherché:

ACTIVITÉS TRANSVERSALES

• S'inscrire et adhérer dans une dynamique collective "agence " de l'activité assistanat
• Transmettre les informations pratiques sur la gestion administrative et financière à l'ensemble du personnel du Département
• Participer aux réunions de la vie de l'agence et des groupes de travail

SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE:

• Adaptabilité aux situations et aux interlocuteurs; sens relationnel aigu indispensable du fait de la multiplicité des interlocuteurs: services centraux de l'Inserm, la Direction, les chercheurs et investigateurs, des fournisseurs etc.
• Très bonne réactivité et adaptabilité à des situations demandant des réponses urgentes

CONNAISSANCES:

• Connaissance des outils de gestion administrative et financière dont Safir
• Connaissance de l'Inserm et ANRS serait un plus
• Connaissance de base achat public souhaitée
• Bonnes notions anglais souhaitées

SAVOIR-FAIRE:

• Savoir travailler en équipe tout en gardant une grande autonomie
• Pratique des logiciels: Word Excel, Acrobat, Power point et des ouitls de gestion de projet (sharepoint, outils de visio-conférence)
• Savoir gérer ses priorités
• Savoir hiérarchiser les documents (reconnaissance, suivi, mise à jour, recherche de données sur Internet)
• Gérer la confidentialité des informations

APTITUDES:

• Travailler en équipe
• Rigueur, implication, disponibilité
• Sens de l'organisation
• Avoir un bon relationnel (échanges nombreux par téléphone et courriels)
• Esprit d'analyse et de synthèse
• Motivation, esprit d'initiative, d'anticipation

EXPÉRIENCES SOUHAITÉES:

• 2 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire
• Expérience en gestion administrative, suivi de projet ou appui aux équipes technique

NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATIONS:

• BTS assistant(e) de direction