Assistant d'accueil et de secrétariat (H/F)
1. Secrétariat et support d'équipe Gestion d'agenda: Planification des rendez-vous, organisation de réunions et de rencontres diverses. Production de documents: Rédaction de courriers, de notes et de comptes-rendus. Mise en forme de supports de présentation et de réunion. Gestion administrative: Tenue à jour de la documentation, du classement, des fournitures et de tout fichier utile au bon fonctionnement du service. Logistique interne: Organisation logistique des réunions et des séminaires. 2. Organisation des déplacements Préparation des documents requis (dossiers, ordres de mission, messages, etc.). Saisie, contrôle et édition des données dans les applications et bases de données dédiées. Gestion des notes de frais, des commandes et des achats liés aux déplacements, dans le strict respect des règles et procédures internes. Coordination et contacts réguliers avec les services supports, les prestataires, les fournisseurs et les interlocuteurs externes. 3. Suivi et gestion budgétaire Collecte des informations budgétaires auprès de l'équipe et liaison avec les services internes. Préparation des dossiers destinés aux instances de décision. Saisie des données financières dans l'outil dédié. Élaboration et mise à jour des tableaux de bord de suivi (provisions, engagements, consommation, etc.). Prise en charge de la mise en règlement des factures. 4. Événementiel Appui logistique lors de l'organisation d'événements (réservations, transports, déplacements). Gestion de la relation et suivi avec les prestataires externes Idéalement issu d'une formation en gestion administrative, vous maîtrisez le suivi budgétaire, la logistique de déplacements et les outils bureautiques (Pack Office). Autonome, rigoureux et doté d'un excellent relationnel, vous brillez par vos capacités de synthèse et votre réactivité face aux priorités
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