Secrétaire (H/F)

L'ADSEA 15 recherche un/e secrétaire en CDD (dans le cadre d'un remplacement pour arrêt maladie).
Prise de poste: dès que possible, et jusqu'au 31/10/2026 (renouvelable)
Temps complet, horaires L/M/M/V: 09h00-12H00 / 13H30-17h30 et J: 08h30-12h30 / 14h00-17h00

SECRETAIRE AU SIEGE SOCIAL (AURILLAC)

0.7 ETP soit 24h30 minutes hebdomadaires
Missions:

• Accueillir toute personne se présentant physiquement au Siège et gérer le standard téléphonique
• Assurer une continuité de service et donc de présence avec l'Assistante de Direction du Siège
• Procéder à la gestion administrative du courrier des acteurs de la direction générale
• Assurer la logistique dans les salles dédiées, liée à l'organisation des réunions
• Procéder à la diffusion et à l'affichage des documents règlementaires et internes
• Etre en capacité d'établir des tableaux de bords et d'analyse des indicateurs de suivi (mutuelle, assurances, énergies...)
• Centraliser et traiter les informations puis le cas échéant les transmettre aux acteurs concernés en interne et en externe
• En lien avec le Responsable Achats Patrimoine, procéder aux ajouts et radiations des véhicules du parc automobile de l'association dans le contrat d'assurance
• Assurer la gestion du contrat mutuelle (adhésion et radiation des salariés)
• Etre en support avec l'ensemble du personnel du siège social et de l'Association sur divers dossiers, dans le respect de la charte graphique: mise en page de notes de services, convocations, travaux spécifiques en réponse aux sollicitations d'ordre administratif, en provenance des établissements et services (multisites)
• Réaliser les commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité de la livraison

SECRETAIRE AU SESSAD d'AURINQUES (AURILLAC)

jusqu'à 0.3 ETP
Missions:

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (familles, prestataires, professionnels)
• Traiter, diffuser les divers documents aux personnes concernées (documents internes et externes) et archivage
• Gérer le courrier "départ" et "arrivée"
• Gérer le dossier de l'usager informatisé: création et mise à jour des données, entrées, demande de prise en charge aux caisses, convention de stage, contrat de séjour, les sorties (papier, DUI Interconsult)
  -Gérer le dossier VIA-TRAJECTOIRE en lien avec la coordinatrice
• Suivre l'affichage obligatoire et assurer la MAJ de divers documents: l'organigramme, le dossier d'admission, les annuaires internes et familles et tous les documents nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement
• Ouverture des dossiers des salariés (papier)
• Réaliser divers travaux administratifs, ponctuels, à la demande de l'équipe de direction
  -Gérer le dossier « assurances » avec GROUPAMA

Compétences:

• Qualification Bac = niveau 4
• Maîtrise impérative des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel), utilisation des modes de communication (Outlook), capacité d'analyse et de gestion de l'information
• Confidentialité, esprit d'équipe, bon niveau rédactionnel, excellente expression écrite (orthographe), adaptabilité, amabilité, professionnalisme dans les modalités d'accueil téléphonique et présentiel, rigueur dans les documents produits.

Informations complémentaires: CCNT 66 - Salaire selon ancienneté (reprise d'ancienneté) - congés conventionnels - Mutuelle - Œuvres sociales du CSE
Candidatures (CV + Lettre de Motivation obligatoire) à adresser à Mme TANAVELLE:

L'Association Départementale de Sauvegarde de l'Enfant à l'Adulte est un acteur majeur du territoire, qui emploie 367 salariés et accompagne plus de 1600 personnes autour de valeurs humanistes. Créée en 1948, elle gère aujourd'hui 25 établissements, services, dispositifs, implantés sur le département et répartis en trois Pôles d'activités: Prévention et Protection de l'Enfance, Médico-Social Enfant, Médico-Social Adulte.