ADJOINT ADMINISTRATIF PERMANENCE ADMINISTRATIVE - SITE SUD - H/F

Description:

CADRE D'EXERCICE
Le poste participe à la fonction d'accueil administratif et de sécurité sur le site de l'hôpital sud. Il contribue au bon fonctionnement du site. Il assume notamment, pour le service des urgences, l'accueil administratif des patients autonomes (entrée piétons) et des patients transportés par un tiers (entrée sas des ambulances ) arrivant aux urgences.
PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D'ACTIVITE
L'hôpital Sud est le second site du CHU, constitué d'un bâtiment principal, le bâtiment olympique, qui regroupe le plateau technique (imagerie, bloc opératoire) et les services de soins aigus du site (ortho-traumatologie, rhumatologie) auquel sont reliés l'institut de rééducation et le Centre de Gérontologie Sud. La cuisine centrale, la blanchisserie et plusieurs écoles paramédicales sont également implantées sur le site ainsi que plusieurs autres dépendances.
MISSIONS
Les professionnels de la permanence administrative assument les missions suivantes, réparties en différentes catégories:
ACCUEIL

• accueil des patients arrivés en urgence en Traumatologie Sud:
  Demande de descritpion des symptômes pour point médical avec l'assistant (rôle d'IAO)
  Gestion du dossier administratif et initialisation du dossier médical; enregistrement informatique des patients à l'arrivée, constitution du dossier administratif dans PASTEL, numérisation et enregistrement des pièces administratives.
• Accueil des familles présentes en salle d'attente
• Activité de régisseur: contrôle et enregistrement des dépôts de valeur de patient
• Déplacement dans le secteur des urgences si besoin (relation avec l'IAO et le médecin)
• Liaison avec les pompiers, le SAMU, les ambulanciers, la police, agent de sûreté, techniciens hospitaliers, prestataires extérieurs, directeurs de garde
• Information et orientation de tout visiteur entrant dans l'hôpital Sud par l'accès des Urgences.
• Déclaration des décès du site Sud (Etat-Civil, Directeur, BDE, Mairie.)
  ENVOIS ET COMMUNICATIONS
• Gestion des envois urgents d'examens biologiques entre les deux sites Nord et Sud
• Gestion des demandes de Produits sanguins labiles auprès de la société de transport retenue par le CHU. Gestion des la procédure de produits sanguins pour le bloc « urgences vitales ».
• Gestion des matelas anti-escarres pour le site Sud
• Gestion des appels téléphoniques pour plusieurs services dont les services logistiques et les services techniques.
• Gestion du courrier entrant et sortant de l'Etablissement, et de sa distribution dans les services.

Gestion de la plupart des appels d'urgences (Médecins entre autres).
SECURITE:

• Surveillance de toutes les alarmes du site de l'hôpital Sud, maisons de fonction, radiothérapie (site Nord; visionnage vidéo et appel sûreté si besoin); alerte les secours ou les techniciens responsables des installations défaillantes, le cas échéant et selon les procédures établies.
• Assurer la liaison entre les différents postes de secours et entre l'hôpital et l'extérieur. Il travaille en relation étroite avec l'équipe de sécurité incendie (contact Radio 24h/24).
• Gestion des contacts courants de l'Etablissement avec l'agent de sûreté détaché par l'entreprise extérieure de sûreté retenue par le CHU pour surveiller le site 24h/24
• Responsabilité des clés entreposées à la Permanence
• Gestion des clés de certains véhicules de service.
• Tenue de plusieurs registres d'interventions techniques et de la « main courante » générale du site
• Déclenchement des procédures Victor, Sierra et Plan Blanc
  LIAISONS
  LIAISONS HIERARCHIQUES:
• Les membres de la permanence administrative sont placés sous l'autorité de leur cadre, Madame Lucie DUMETZ, placée sous la responsabilité du directeur délégué du PHMS.
  RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES
• Le responsable de la Permanence Administrative SUD, cadre logistique de la Direction du site SUD
• Le service des Urgences d'Orthopédie et de Traumatologie Sud
• Les agents de sûreté du site SUD
• L'équipe de sécurité incendie du site SUD
• Les services logistiques et techniques de l'hôpital Sud

Profil recherché:

CARACTERISTIQUES DU POSTE
COMPETENCES PROFESSIONNELLES REQUISES

• Gout prononcé pour le contact avec le public, sens de la diplomatie et de l'écoute
• Capacité à prioriser les actions et à gérer le stress lié au contexte
• Sens de l'organisation, rigueur et méthode
• Esprit d'initiative, autonomie, adaptabilité
  GRADE:
  CONDITIONS D'EXERCICE
• Horaires: 7h30 / jour ou 10h/ nuit, soit:
  Accueil Urgences Matin = 7h00 - 14h30
  Poste Courrier = 9h30 - 17h
  4 agents présents au minimum chaque jour ouvrable:
  Accueil Urgences Soir = 13h30 - 21h00
  Nuit = 21h00 - 7h00 Pas de poste « Courrier » les samedis, dimanches et jours fériés
• Contraintes particulières:
  Obligation de maintenir la continuité de service 24/24 pour l'ensemble du personnel; possibilité d'effectuer du travail de nuit dans certaines conditions.
  Rotation sur tous les postes jours - 20 mn de pause repas pouvant êtr...