ASSISTANT(E) DE DIRECTION GROUPE - H/F

Description:

Notre client est un GROUPE EN PLEINE TRANSFORMATION, engagé dans une dynamique de structuration et d'évolution de son organisation.

Dans ce contexte, la Direction Générale recherche un(e) ASSISTANT(E) DE DIRECTION - GROUPE afin d'accompagner plusieurs membres de la Direction dans l'organisation et le suivi de leurs activités.

Véritable POINT D'APPUI ORGANISATIONNEL, vous évoluerez dans un environnement exigeant, dynamique et confidentiel, au contact d'interlocuteurs variés et à responsabilités.

Vous jouerez un rôle central dans la GESTION DES AGENDAS, L'ORGANISATION DES INSTANCES DE GOUVERNANCE ET LA COORDINATION DES DIFFÉRENTS TEMPS FORTS DU GROUPE.

VOS PRINCIPALES MISSIONS

ORGANISER ET ANTICIPER

• Assurer la gestion d'agendas complexes et organiser les rendez-vous, réunions, visioconférences et déplacements;
• Anticiper les conflits d'agendas et contribuer à la priorisation des sollicitations;
• Préparer les réunions et veiller à la disponibilité des informations et supports nécessaires;
• Faciliter au quotidien l'organisation et la coordination des activités de la Direction.

COORDONNER LES INSTANCES DU GROUPE

• Planifier et organiser les différentes instances de gouvernance: comités de direction, comités de pilotage, réunions managériales, réunions plénières, etc.;
• Collecter les contributions auprès des différents interlocuteurs et préparer les ordres du jour et supports de réunion;
• Participer à la rédaction des comptes rendus et assurer le suivi des décisions prises;
• Organiser l'archivage, la diffusion et le classement des documents dans le respect des règles de confidentialité.

ACCOMPAGNER LES PROJETS ET ASSURER LEUR SUIVI

• Apporter un soutien organisationnel aux projets transverses et stratégiques: planification, préparation des supports, organisation logistique et suivi documentaire;
• Contribuer à l'organisation des événements et temps forts du Groupe;
• Assurer le suivi administratif des budgets et des besoins du service;
• Centraliser et suivre certaines informations nécessaires au bon fonctionnement des équipes;
• Identifier les possibilités d'amélioration et proposer des outils ou méthodes permettant de SIMPLIFIER, FIABILISER ET OPTIMISER L'ORGANISATION.

Profil recherché:

De formation BAC +2 À BAC +3 en assistanat de direction, gestion, administration ou équivalent, vous justifiez d'une expérience d'au moins 7 ANS EN ASSISTANAT DE DIRECTION, idéalement acquise dans un environnement exigeant, multisite ou en transformation.

Vous êtes parfaitement à l'aise avec:

• La gestion d'agendas complexes et de priorités multiples;
• L'organisation de réunions, comités et instances de gouvernance;
• La préparation de supports et la rédaction de comptes rendus;
• La coordination avec différents interlocuteurs internes et externes;
• Le suivi administratif et budgétaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs, notamment MICROSOFT 365 ET GOOGLE WORKSPACE, et êtes à l'aise avec les nouveaux outils numériques, notamment les solutions intégrant l'intelligence artificielle.

AU-DELÀ DE VOS COMPÉTENCES TECHNIQUES, VOUS ÊTES RECONNU(E) POUR:

• Votre RIGUEUR ET VOTRE FIABILITÉ;
• Votre capacité à anticiper et à gérer les priorités;
• Votre DISCRÉTION et votre capacité à traiter des informations confidentielles;
• Votre diplomatie et votre aisance relationnelle;
• Votre autonomie et votre sens de l'organisation;
• Votre capacité à alerter au bon moment et à être force de proposition.

Vous appréciez les environnements dynamiques, la diversité des interlocuteurs et les missions nécessitant RÉACTIVITÉ, DISCRÉTION ET SENS DU SERVICE.

Curieux(se) et pragmatique, vous aimez également faire évoluer les pratiques et proposer des solutions permettant de gagner en efficacité.

POURQUOI REJOINDRE CETTE ENTREPRISE ?

Vous souhaitez rejoindre un GROUPE EN TRANSFORMATION, dans lequel vous pourrez jouer un rôle central auprès de la Direction et contribuer directement à la qualité de son organisation ?

Vous recherchez un poste varié, à forte dimension relationnelle, dans lequel VOTRE CAPACITÉ D'ANTICIPATION ET VOTRE SENS DE L'ORGANISATION SERONT PLEINEMENT VALORISÉS ?

ALORS, ÉCHANGEONS !