Référent-e outil scolarité - Apogée (H/F)

RESPONSABILITÉS:

Service Outils Scolarité - Direction de la Scolarité - DGD Formation
Campus cité scientifique - VILLENEUVE D'ASCQ
Durée du contrat et quotité de travail: CDD jusqu'au 31 janvier 2027 à temps plein.
ACTIVITÉS

• Apporter un appui au responsable adjoint pour l'administration fonctionnelle du logiciel Apogée:
  ' Paramétrer le référentiel Apogée, gérer les accès utilisateurs
  ' Collaborer à la structuration des formations (structures d'enseignements, règles de calculs, etc) sur Apogée en lien avec les composantes et la direction du pilotage et de l'offre de formation
  ' Paramétrer les services numériques d'Apogée (en lien avec les référents métiers de la scolarité et la DGDNum)
  ' Paramétrer les parchemins pour l'édition (en lien avec le service diplomation)
• Contribuer à la mise en place du plan de formation des utilisateurs Apogée (en lien avec le responsable et le responsable adjoint et le service formation de la DGDRH):
  ' Rédiger et mettre en forme les tutoriels et supports de formations
  ' Construire les formations, élaborer un programme et créer les exercices à destination des stagiaires
  ' Animer ou coanimer les formations à destination des utilisateurs Apogée
• Assister et conseiller la communauté des utilisateurs du logiciel:
  ' Répondre aux demandes d'assistance (par mail, téléphone, tickets GLPI, RDV en Visio et en présentiel), savoir analyser et résoudre les problèmes rencontrés
  ' Conseiller et assister les composantes et les jurys lors des délibérations
• Apporter un appui au responsable et au responsable adjoint du service outils scolarité:
  ' pour l'interopérabilité des logiciels Apogée et Refformations en lien avec la direction du pilotage et de l'offre de formation: paramétrage des écrans concernés dans Refformations, suivi des injections de l'offre dans Apogée
  ' en construisant des requêtes sur Business Objects (demandes externes, tableaux de suivi etc.), en analysant des données via le logiciel Excel
  ' en participant si besoin aux groupes de travail de la direction ou avec d'autres DGD/directions/services (DGDNum, DASP, etc.) en fonction des projets en cours ou du calendrier universitaire (diplomation, inscriptions administratives, SINAPS, ADE etc.)
• Contexte et enjeux:
• Contribuer à l'évolution des outils et à la préparation au passage à PEGASE (horizon 2028).
• Participer à la conduite du changement dans le domaine de la scolarité, et plus particulièrement dans le cadre de la nouvelle répartition des compétences.

PROFIL RECHERCHÉ:

Savoirs

• Excellente maîtrise du logiciel Apogée, connaisance du logiciel Refformations
• Maîtrise des suites bureautiques (tableurs et traitements de texte en particulier)
• Idéalement, maîtrise de Business Objects
• Connaître l'organisation, la structuration et le fonctionnement de l'université
• Connaître l'offre de formation de l'université de Lille
• Connaissance de la réglementation relative à la gestion d'un étudiant
  Savoir-faire
• Appétence pour les outils informatiques
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Conduire des échanges permettant une montée en compétence des interlocuteurs
• Savoir s'adapter à des publics différents
• Former et accompagner
• Savoir hiérarchiser ses priorités et organiser son travail
• Savoir rechercher l'information
  Savoir-être
• Excellentes capacités de communication (orale et écrite)
• Travailler en équipe
• Autonomie et adaptabilité
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de l'analyse
• Dynamisme, réactivité
• Courtoisie et maîtrise de soi en toutes circonstances

FORMATION ET EXPÉRIENCE
Niveau de diplôme minimum exigé: Bac
Domaines de formation souhaités: Bac à bac +2 dominante administrative / secrétariat ou informatique - base de données ou formation scientifique
Expérience sur des fonctions similaires idéalement souhaitée

CONDITIONS PARTICULIÈRES D'EXERCICE

• Disponibilité, notamment en période de hautes activités (délibérations, périodes de formations, etc.)
• Polyvalence exigée sur l'ensemble des domaines de gestion de la scolarité (Inscriptions pédagogiques, Résultats, etc.)
  Candidature
  Le poste est ouvert uniquement aux agents contractuels.
  Date limite de dépôt des candidatures: 12 octobre 2026