Assistant.e de direction " Patrimoine,Urbanisme et Juridique" H/F (H/F)

Les principaux objectifs du poste et du profil recherché:

• Garantir le bon fonctionnement administratif de la direction.
• Garantir la continuité du service Urbanisme au regard des délais réglementaires.
• Assurer une coordination efficace des activités administratives et des manifestations nécessitant l'intervention des services techniques.
• Accompagner la direction dans la mise en œuvre de ses projets et de ses priorités.
• Contribuer à la qualité du service rendu aux usagers et aux partenaires.

ACTIVITES PRINCIPALES:
Assistance de la direction

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction.
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les courriels de la direction.
• Organiser l'agenda et planifier les réunions.
• Préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus, notes, courriers et documents administratifs.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
• Participer au suivi administratif des grands projets portés par la direction.
• Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord, échéanciers et outils de pilotage.
• Préparer les dossiers destinés aux commissions municipales et au Conseil municipal.
• Assurer la circulation de l'information entre les services et la direction.
• Assurer un rôle d'interface entre la Ville et les différents interlocuteurs (entreprises, Communauté Urbaine Caen la mer, bailleurs sociaux,.)
• Assurer un suivi administratif des actes relatifs aux interventions de travaux publics (arrêtés du Maire, dossiers de déclaration de travaux sur les réseaux, déclarations d'intention de commencement de travaux,.)

Coordination administrative des manifestations:

• Assurer le suivi administratif de l'organisation des manifestations, cérémonies et événements.
• Centraliser, contrôler et assurer le suivi des fiches de demandes de matériel, de logistique et d'intervention adressées aux services techniques.
• Veiller à la bonne transmission des demandes et au respect des délais.
• Coordonner les échanges entre les services organisateurs, les services techniques et les partenaires extérieurs.
• Élaborer les plannings et tableaux de suivi des demandes d'intervention.
• Participer aux réunions préparatoires et assurer le suivi administratif des décisions prises.
• Alerter la hiérarchie en cas de difficulté ou de besoin d'arbitrage.

Urbanisme:

• Gérer les demandes de raccordements en lien avec le directeur selon les concessionnaires (ENEDIS, GRDF,.)
• Etablissements recevant du public (ERP):
  o Assurer le suivi des dossiers « ERP » du territoire
  o Gérer les autorisations de travaux (AT) au titre des ERP
• Réaliser l'actualisation de l'adressage en continu
• Instruire les certificats d'urbanisme (CU) et les déclarations intention d'aliéner (DIA)
• Participer tout au long de l'année à certaines missions administratives en matière d'Urbanisme afin de maintenir un niveau de compétence garantissant une suppléance efficace afin d'assurer la tenue des RDV en l'absence de la gestionnaire.
  o Accueillir et renseigner les administrés sur les procédures d'urbanisme de premier niveau.
  o Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme.
  o Vérifier la complétude des dossiers.
  o Assurer le suivi des consultations et des délais réglementaires.
  o Préparer les courriers et décisions administratives.
  o Mettre à jour les logiciels métiers et les tableaux de suivi.
  o Assurer l'affichage réglementaire et le classement des dossiers.

Missions transversales:

• Participer à l'amélioration continue de l'organisation administrative de la direction.
• Participer aux projets de dématérialisation et de modernisation des procédures.
• Assurer une veille documentaire dans les domaines d'intervention de la direction.
• Participer à la continuité du service public et contribuer à la qualité du service public