Assistant(e) administratif Syndic (H/F)
En collaboration avec une équipe Syndic de 4 autres personnes, voici les principales responsabilités à assumer: - Accueil physique et téléphonique de la clientèle, fourniture d'informations aux clients sur divers sujets (notamment sur les annonces de location): maîtrise des standards, connaissance de base de l’ADB,… - Mise en page, préparation, envoi des convocations pour les Assemblées Générales, les Procès-Verbaux, les appels de fonds et les courriers (y compris en LRE): connaissance des règles de majorité, des délais, du formalisme, … - Ouverture du courrier, envoi, numérisation du courrier entrant et sortant. - Gestion et répartition des e-mails, courriers, notes aux occupants, communications diverses…: maîtrise de l'orthographe, du traitement de texte, de la suite Office - Organisation des Assemblées Générales au bureau ou à l’extérieur, réservation des salles, préparation des déplacements, facturation des frais et des prestations. - Exploitation des Procès-Verbaux et mise en application des décisions prises en Assemblées Générales, numérotation des PV. - Immatriculation et mise à jour des données du registre d’immatriculation des copropriétés. - Gestion de la maintenance des immeubles sous les directives du gestionnaire: gestion des ordres de service, des contrats, analyse des devis et consultations, des commandes, des factures, …. - Gestion de l’espace clients extranet et de la Gestion Électronique de Documents (GED) - Gestion des clés, des contrôles d’accès, imputation des frais aux destinataires et gestion des commandes de plaques et des modifications des interphones. - Constitution, mise à jour, classement et archivage des dossiers. - Participation aux Assemblées Générales et aux réunions importantes - Assistanat de direction Tâches supplémentaires à l'avenir pour monter en compétences: - Gestion des sinistres, - Etats datés, pré-états datés (ou QPV) et saisie des mutations - Évolution vers un poste de gestionnaire junior - Le salaire sera déterminé en fonction du profil et de l'expérience, avec des avantages supplémentaires. - Opportunité d'évolution professionnelle au sein d'une régie familiale établie depuis 1979. - Intégration au sein d'une équipe dynamique composée de 10 membres. - Nous sommes actuellement à la recherche d'une personne engagée, autonome et polyvalente pour rejoindre l'équipe d'assistantes et de gestionnaires, avec la possibilité de progresser ensuite vers un poste de gestionnaire junior. Reférence:
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