En collaboration avec une équipe Syndic de 4 autres personnes, voici les principales responsabilités à assumer:
Accueil physique et téléphonique de la clientèle, fourniture d'informations aux clients sur divers sujets (notamment sur les annonces de location): maîtrise des standards, connaissance de base de l’ADB,…
Mise en page, préparation, envoi des convocations pour les Assemblées Générales, les Procès-Verbaux, les appels de fonds et les courriers (y compris en LRE): connaissance des règles de majorité, des délais, du formalisme, …
Ouverture du courrier, envoi, numérisation du courrier entrant et sortant.
Gestion et répartition des e-mails, courriers, notes aux occupants, communications diverses…: maîtrise de l'orthographe, du traitement de texte, de la suite Office
Organisation des Assemblées Générales au bureau ou à l’extérieur, réservation des salles, préparation des déplacements, facturation des frais et des prestations.
Exploitation des Procès-Verbaux et mise en application des décisions prises en Assemblées Générales, numérotation des PV.
Immatriculation et mise à jour des données du registre d’immatriculation des copropriétés.
Gestion de la maintenance des immeubles sous les directives du gestionnaire: gestion des ordres de service, des contrats, analyse des devis et consultations, des commandes, des factures, ….
Gestion de l’espace clients extranet et de la Gestion Électronique de Documents (GED)
Gestion des clés, des contrôles d’accès, imputation des frais aux destinataires et gestion des commandes de plaques et des modifications des interphones.
Constitution, mise à jour, classement et archivage des dossiers.
Participation aux Assemblées Générales et aux réunions importantes
Assistanat de direction
Tâches supplémentaires à l'avenir pour monter en compétences:
Gestion des sinistres,
Etats datés, pré-états datés (ou QPV) et saisie des mutations
Évolution vers un poste de gestionnaire junior
Le salaire sera déterminé en fonction du profil et de l'expérience, avec des avantages supplémentaires.
Opportunité d'évolution professionnelle au sein d'une régie familiale établie depuis 1979.
Intégration au sein d'une équipe dynamique composée de 10 membres.
Nous sommes actuellement à la recherche d'une personne engagée, autonome et polyvalente pour rejoindre l'équipe d'assistantes et de gestionnaires, avec la possibilité de progresser ensuite vers un poste de gestionnaire junior.
Reférence:
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