Assistant administratif et informatique (h/f - CDD (H/F)

CDD
30/11/2026 - 20/03/2027

Le Service Informatique du Château, Musée et Domaine National de Versailles recrute un assistant administratif et informatique (F/H). Rattaché à la fois au service informatique et à la direction administrative, financière et juridique, vous serez en charge des missions administratives du service tout en contribuant à certaines tâches opérationnelles.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Assistance administrative et communication

• Accueillir les visiteurs externes du service informatique.
• Assurer la gestion des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous et la coordination des agendas du service.
• Relire et finaliser des documents et des supports de communication.
• Gérer les communications internes et externes (urgentes ou récurrentes) liées à l'activité du service.
• Organiser et suivre les plannings des congés et des absences de l'équipe.
• Assurer le classement, l'archivage et la gestion du courrier.
• Planifier et suivre les interventions des prestataires externes.

1. Gestion budgétaire, commandes et factures

• Préparer et saisir les commandes dans le logiciel budgétaire de l'établissement, et en assurer le suivi dans les différents tableaux de bord budgétaires.
• Collaborer avec le chef de service pour élaborer et ajuster le budget.
• Suivre l'avancement des commandes et préparer les services faits en coordination avec les autres directions.
• Gérer les demandes d'autorisations préalables à la facturation.

1. Relation avec les fournisseurs

• Assurer le suivi complet des relations avec les fournisseurs, du devis au paiement des factures.
• Vérifier la conformité des devis par rapport aux demandes.
• Traiter de manière autonome les devis simples.

1. Logistique et gestion administrative

• Gérer les stocks de matériel bureautique et informatique.
• Contrôler la réception des marchandises et assurer les opérations liées à la gestion comptable des immobilisations (fiches, étiquettes, saisies, etc.).

1. Marchés publics et contrats

• Organiser et mettre à disposition les documents contractuels (physiques et électroniques).
• Assurer le suivi de l'exécution des marchés informatiques.
• Planifier et suivre les renouvellements des marchés, contrats, licences, certificats et noms de domaine.
• Collaborer étroitement avec le service des marchés publics.

Liaisons hiérarchiques: Sous l'autorité du chef de service et de la DAFJ
Liaisons fonctionnelles: En lien avec les directions métiers et les services de

Niveau Bac+2 minimum / Une expérience confirmée en tant qu'assistant administratif, avec une appétence pour l'autonomie et la polyvalence / Une envie de rejoindre un service dynamique et de contribuer activement au fonctionnement du service informatique d'un établissement prestigieux comme le Château de Versailles.

Les compétences associées à ce poste

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.).
• Connaissance des marchés publics et des règles de la comptabilité publique.
• Expérience dans l'utilisation de logiciels budgétaires et comptables.
  Savoir-faire
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Aptitude à concevoir, mettre en place et respecter des processus.
• Capacité à développer des outils de reporting pour le suivi opérationnel.
  Savoir-être
• Sens du relationnel et aisance dans les échanges.
• Rigueur, organisation et respect des délais.
• Capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Disponibilité et réactivité.