Coordinateur de la comptabilité client (H/F)

Missions et activités permanentes
Le département Images et prestations numériques propose au public français ou étranger, particulier comme professionnel, un service de numérisation à la demande d'images et de textes à partir des documents conservés à la BnF et gère leur utilisation commerciale. Composé d'environ 80 agents répartis en trois services (Clients, Production, Recettes comptabilité), ce département traite environ 22 000 demandes de reproduction par an, générant près de 17 000 commandes effectives et réalise un chiffre d'affaire annuel d'environ 1,5 million d'euros.

Sous l'autorité du/de la chef(fe) de service Recettes comptabilité, le titulaire est chargé du contrôle et de la supervision de l'activité comptable, d'opérations de comptabilité client relevant de la régie de recettes du département. Le titulaire est également en charge de la formation métier des agents du service. Il exerce, à titre principal, les activités suivantes:

• supervision du traitement de l'ensemble des échanges oraux et écrits nécessaires sur un plan comptable pour assurer une relation au client de qualité, cette activité imposant une connaissance précise des clients du département et de leurs attentes;
• contrôle des traitements des commandes de vente en ligne: workflows, vérification du lancement de la production;
• traitement de la facturation client (édition, vérification, annulation, modification, envoi au client par courrier postal ou par courriel ou via Chorus Pro);
• traitement préliminaire des relances client sur factures en créance;
• création de clients tiers payeurs;
• relation avec le service Clients et le service Production dont les activités ont des conséquences directes sur la facturation.

En complément, et sous le contrôle du régisseur de recettes, le titulaire du poste prend également en charge les activités suivantes:

• assistance auprès du/de la chef(fe) de service pour la clôture mensuelle de la régie de recettes (détecter et analyser les données comptables de NADAR, justifier les écarts dans les différents états comptables);
• supervision et contrôle du relevé de compte quotidien de la DRFIP (recherche et analyse d'informations dans NADAR et les boîtes génériques comptable et clients);
• analyse et contrôle des traitements des encaissements sous toutes formes (virements ou transferts bancaires, chèques, paiements par carte de crédit à distance ou en ligne);
• traitement spécifique des encaissements de la vente en ligne, toutes recherches liées au traitement des encaissements) et enregistrement des règlements dans NADAR;
• passation des écritures comptables journalières dans PEP Premium;
• relation avec l'établissement teneur du compte de dépôt de fond;
• suivi des recettes à classer;
• élaboration des documents et états de compte rendu comptable à destination de l'ordonnateur et de l'agent comptable, et transmission des pièces justificatives.
  Activités spécifiques
  Formation et tutorat des agents du service en matière de comptabilité client.
  Compétences requises
  Savoir:
• parfaite connaissance de la comptabilité publique;
• connaissance approfondie d'une régie de recettes.

Savoir-faire:

• capacité confirmée à utiliser des outils informatiques de gestion clients et
  comptable (NADAR, PEP Premium);
• aptitude et goût pour le développement d'outils de supervision, de contrôle
  sur les processus de travail et de reporting;
• appétence pour la formation et la transmission des savoirs;
• bonne capacité de gestion de la relation clients dans un contexte de
  ventes, comprenant la communication en anglais (écrit a minima).

Savoir-être:

• rigueur, autonomie et sens de l'initiative;
• aptitude à la coordination du travail d'équipe.
  Spécificités du poste / contraintes / sujétions
  Rémunération