Agent Administratif Polyvalent H/F

MISSIONS PRINCIPALES

ETAT CIVIL:

• Accueil et information du public concernant les démarches d'Etat Civil
• Gestion des actes d'état civil
• Gestion de l'organisation administrative des cérémonies et des PACS
• Gestion des demandes relatives à l'identité des personnes
• Délivrance des documents d'Etat Civil
• Gestion documentaire et archivage
• Affichage légal et communication administrative

URBANISME - VOIRIE:

• Participer à la rédaction de documents relatifs à l'urbanisme et à la voirie

AFFAIRES FUNÉRAIRES:

• Accueil et information du public concernant les demandes relatives aux cimetières
• Gestion documentaire et archivage
• Suivi et mise à jour des dossiers de concession

POSTE COMMUNALE:

• Binôme avec le gérant de la Poste communale
• Intervention au bureau de Poste communale une demi-journée par semaine

COMPETENCES PROFESSIONNELLES:

• Maîtrise des actes et procédures en matière d'état civil
• Accueil du public; posture bienveillance, écoute active, gestions des situations sensibles,
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Microsoft 365) et de la gestion électronique des documents (GED).
• Capacité à appliquer des procédures et à respecter les délais; sens de l'organisation et rigueur.
• Qualités relationnelles fortes: écoute, pédagogie, confidentialité, gestion des situations d'accueil difficiles.
• Bonne expression écrite et orale; aptitude à la rédaction (courriers, comptes rendus, notes).
• Connaissance générale de l'environnement territorial (état civil, urbanisme, finances, marchés publics).
• Notions de RGPD et de protection des données; respect des règles d'archivage et de sécurité documentaire.
• Goût pour le travail en équipe et la polyvalence; capacité d'adaptation et d'apprentissage.
• Sens du service public et de l'éthique; disponibilité et ponctualité.
• Capacité à prioriser et à rendre compte; autonomie maîtrisée sous contrôle hiérarchique.

MISSIONS SECONDAIRES:

• Participer à la préparation d'événements et aux manifestations de la collectivité,
• En binôme avec l'agent d'accueil en cas d'absence: orientation et information des usagers sur l'ensemble des services municipaux, traitement des demandes courantes, mise à jour des affichages et gestion de l'espace accueil
• Réception, tri et distribution du courrier
• Participer aux différents projets du pôle population.
• Mobilisation en cas de situation de crise au sein de la commune,
• Suivi des sollicitations administrées: Rédiger les courriers de réponse en concertation avec les élus.

SPECIFICITES DU POSTE:

• Travail au quotidien avec l'ensemble des services municipaux
• Contacts réguliers avec les administrés, associations locales, fournisseurs et Préfecture selon dossiers.

PROFIL:

• Capacités d'organisation, de gestion des priorités
• Respect des délais réglementaires
• Maitrise de l'outil informatique
• Aisance rédactionnelle, esprit de synthèse

SAVOIR ÊTRE:

• Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
• Calme et maîtrise de soi
• Méthodique et réactive
• Rigueur et sens de l'organisation
• Discrétion et confidentialité
• Autonomie, prendre des initiatives et se fixer des priorités
• Polyvalence
• Travail en équipe