Sous l'autorité du Directeur du Numérique et de la Stratégie de l'Innovation, et rattaché au Délégué aux méthodes et opérations, la Chargée/le Chargé de mission contribue à la coordination des activités transverses, d'acculturation et d'animation du collectif.
À ce titre, elle/il assure un rôle à la fois de coordination et d'appui au fonctionnement de la direction, de mise en oeuvre et animation de dispositifs destinés à accompagner les équipes et à favoriser leur acculturation aux enjeux du numérique et de l'innovation.
Profil requis:
Formation supérieure de niveau Bac+3 à Bac+5, notamment dans les domaines de la gestion de projet, de l'organisation, de la communication.
- Discrétion et respect de la confidentialité,
- Disponibilité,
- Rigueur et sens de l'organisation,
- Qualités relationnelles et diplomatie,
- Bonne orthographe, qualités rédactionnelles,
- Réactivité et capacité d'initiative et force de proposition,
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, Power Point, Outlook,...,
- Présentation soignée.
- Présence sur site nécessaire du lundi au jeudi.
Accueil et animation:
La Chargée/Le Chargé de mission est en charge du bon accueil des personnes, et de l'organisation des événements et du quotidien à la Direction du Numérique et de la Stratégie de l'Innovation. Elle/Il doit notamment assurer:
- L'accueil physique et téléphonique, ainsi que le maintien de conditions d'accueil et d'espaces de travail adaptés,
- La gestion de l'approvisionnement courant (fournitures, café, etc.),
- La coordination logistique des événements et des temps d'animation du collectif (cocktails, plénières, plateaux-repas, accueil café etc.) avec commandes, la réservation des espaces et préparation technique,
- L'accueil des nouveaux arrivants (badge, comptes informatiques, kits de démarrage),
- Un support à l'aménagement des espaces de travail,
- L'organisation du collectif (calendrier des congés, animation du SharePoint, Agenda de la semaine).
Organisation/assistanat:
La Chargée/Le Chargé de mission assure les tâches qui concourent au bon fonctionnement de la direction. Elle/Il doit notamment:
- Gérer, coordonner les agendas, la préparation des rendez-vous et des réunions par la constitution des dossiers correspondants, pour le directeur de la DNSI et autres directions,
- Trier, transmettre et assurer le suivi des courriers,
- Créer et administrer le Sharepoint pour centraliser et documenter les fichiers et ressources non confidentielles des membres du CoDir (études, veille, présentations, etc.),
- Coordonner la circulation des informations au sein des directions,
- Organiser les missions et déplacements des directeurs,
- Assurer le suivi des remboursements de frais et factures en lien avec le pôle gestion.
Acculturation:
La Chargée/Le Chargé de mission met en place et opère les dispositifs d'acculturation (avec la DMO):
- Organisation des dispositifs d'acculturation et temps d'échange (BBL, meetup et cafés du numérique...),
- Prise en charge des arrivants dans un parcours d'"Onboarding" et organisation des "welcome days",
- Accueil et accompagnement des stagiaires.
Accompagnement:
En soutien de la DMO, la Chargée/le Chargé de mission participe à l'accompagnement des équipes pour améliorer leur fonctionnement en concevant et animant des séminaires, ateliers.
Elle/Il participe aux cadrages et aux rituels agiles (rétrospectives, Communautés de Pratique, Cursus Produit, etc.).
Elle/Il coordonne ou pilote des projets transverses impliquant plusieurs équipes ou directions.