Team Assistant F/H

DESCRIPTION
Rattaché(e) aux équipes d'investissement, vous assurez un rôle clé dans leur organisation quotidienne et contribuez à leur efficacité en prenant en charge l'ensemble des sujets administratifs et logistiques.
Vous intervenez notamment dans l'organisation des déplacements professionnels en France et à l'international, la gestion des agendas et la coordination des rendez-vous, tout en assurant une qualité de service élevée auprès des équipes et de leurs interlocuteurs.
Vos principales missions
Organisation et coordination

• Gestion et optimisation des agendas des équipes;
• Organisation et coordination des réunions, rendez-vous et conférences téléphoniques / visioconférences;
• Organisation de déplacements professionnels en France et à l'international: transports, hôtels, taxis, restaurants, etc.;
• Gestion des réservations de restaurants, déjeuners et petits-déjeuners professionnels;
• Coordination des coursiers et autres prestataires.
• Gestion administrative
• Filtrage et gestion des appels téléphoniques;
• Suivi des refacturations liées aux déplacements et aux agences de voyage;
• Commande et suivi des cartes de visite;
• Impression, mise en forme, reliure et diffusion de supports de présentation, brochures et autres documents;
• Gestion des scans et documents administratifs;
• Dispatching et gestion du courrier.
• Support aux équipes et aux événements
• Contribution à l'organisation logistique des événements et réunions internes ou externes;
• Assistance ponctuelle aux équipes dans leurs besoins administratifs et logistiques;
• Participation à la gestion et au classement des archives des équipes.
• Travail en équipe
• Assurer le back-up des autres assistantes en cas d'absence afin de garantir la continuité de service;
• Collaborer étroitement avec l'ensemble des assistantes et les différentes équipes d'Andera Partners.

EXIGENCES
Vous êtes reconnu(e) pour votre fiabilité, votre sens de l'anticipation et votre souci du détail. Vous savez gérer plusieurs demandes simultanément, faire preuve de réactivité face aux imprévus et maintenir un haut niveau de qualité de service.
Vous appréciez les environnements où confidentialité, exigence et sens du collectif sont essentiels et vous avez à cœur de faciliter le quotidien des équipes que vous accompagnez.

• Formation supérieure de type Bac+2/3 en assistanat, gestion ou domaine équivalent;
• Expérience de 3 à 5 ans minimum dans un poste similaire, idéalement au sein d'un environnement exigeant: finance, banque d'affaires, conseil, cabinet d'avocats ou société internationale;
• Excellente capacité d'organisation et gestion des priorités;
• Sens aigu du service, de la confidentialité et de la discrétion;
• Très bon relationnel et excellente présentation;
• Réactivité, autonomie et capacité à anticiper les besoins;
• Goût du travail en équipe et capacité à assurer un rôle de back-up;
• Très bon niveau d'anglais, à l'écrit comme à l'oral, indispensable dans un environnement international;
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Outlook et PowerPoint.