ASSISTANT ADMINISTRATIF (SIÈGE) - H/F

Description:

MISSION PRINCIPALE:

Rattachée à la responsable financière et comptable au sein du département de la communication de l'Inserm, la personne recrutée assure un rôle clé de soutien administratif, organisationnel et opérationnel dans la préparation, la coordination et le suivi des budgets et des misions liées aux activités du département de la communication (60%) ainsi qu'un appui aux événements du comité éthique et du comité pour l'histoire de l'Inserm (40%). Elle contribue au bon déroulement des manifestations en garantissant une gestion rigoureuse des aspects logistiques, administratifs et de communication.

ACTIVITÉS PRINCIPALES:

GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE DES ÉVÉNEMENTS

• Organisation des déplacements professionnels: réservation des missions, transports et hébergements (hôtels) pour les intervenants externes, et partenaires

• Suivi administratif des missions (ordres de mission, tableaux de suivi, justificatifs)

• Gestion des prestataires logistiques (lieux, traiteurs, imprimeurs, sociétés techniques)

• Aide à la préparation logistique des événements (salles, matériel, signalétique)

GESTION DES INSCRIPTIONS ET DES PARTICIPANTS

• Création, gestion et mise à jour des fichiers d'inscription des participants

• Suivi des confirmations de présence, relances et gestion des listes d'attente

• Création et impression des badges, feuilles d'émargement et supports d'accueil

• Accueil des participants lors des événements, en appui des équipes communication

COMMUNICATION ÉVÉNEMENTIELLE

• Contribution à la diffusion des supports de communication liés aux événements (invitations, programmes, emails, contenus web)

• Mise à jour des informations événementielles sur les supports digitaux (site internet, intranet, outils internes)

• Appui à la coordination entre les différents acteurs internes (équipes Inserm, directions, chercheurs) et externes

SUIVI ET REPORTING

• Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi événementiel

• Classement, archivage et mise à jour des bases de données (contacts, prestataires, participants)

• Participation à l'élaboration des bilans administratifs et organisationnels post-événements

SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE:

• Poste basé au sein du département de la communication de l'Inserm
• Déplacements ponctuels possibles lors des événements
• Horaires adaptés aux contraintes événementielles (très ponctuellement en soirée)

Profil recherché:

CONNAISSANCES:

• Connaissance de la chaîne de la dépense publique
• Connaissance des principes de la communication institutionnelle et événementielle
• Notion de gestion administrative et logistique
• Compréhension de l'environnement de la recherche publique appréciée

SAVOIR-FAIRE:

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Maitrise des outils de gestion comptable et financière
• Capacité à gérer des bases de données et des fichiers d'inscription
• Capacités rédactionnelles et sens du détail
• Organisation, planification et respect des délais

APTITUDES:

• Rigueur administrative et sens de la confidentialité
• Sens du service et du travail en équipe
• Bon relationnel et aisance dans les échanges professionnels
• Réactivité, polyvalence et capacité d'adaptation
• Autonomie et fiabilité

EXPÉRIENCES SOUHAITÉES:

• Une première expérience dans un environnement institutionnel ou événementiel est appréciée

NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATIONS:

• Formation en communication, gestion administrative, événementiel ou équivalent (Bac +2 à Bac +3)
• Une première expérience dans un environnement institutionnel ou événementiel est appréciée
• Intérêt pour la communication publique et le secteur de la recherche