Responsable administratif-ive /Ass de direction/Ass formation (H/F)

Le/la titulaire du poste exerce une fonction transversale d'appui au pilotage et de coordination, dans quatre domaines principaux:

Assistanat de direction et appui au pilotage

• Assister la Direction dans son activité quotidienne et assurer le suivi des dossiers confiés.
• Participer au Conseil de direction et assurer le secrétariat administratif de l'Association.
• Organiser et fluidifier la circulation des informations internes et externes.
• Collecter et consolider les données de suivi de l'activité; élaborer et actualiser les tableaux de bord.
• Participer à la démarche qualité et à l'amélioration des procédures et outils.

Responsabilité administrative et coordination des moyens généraux

• Coordonner et accompagner l'équipe administrative et l'équipe d'entretien.
• Gérer et suivre les contrats fournisseurs et d'assurance pour les différents sites.
• Coordonner le suivi de l'entretien des bâtiments, de la maintenance et de la sécurité.
• Veiller à l'application des procédures administratives et au suivi de la protection des données.

Ressources humaines et administration du personnel

• Participer au processus de recrutement, de la publication des offres à l'intégration des nouveaux salariés.
• Assurer le suivi de la CV-thèque et accompagner les salariés sur les questions administratives.
• Assurer le suivi du plan de formation, des demandes individuelles et des dossiers des formateurs (rectorat).
• Centraliser les frais de déplacement des personnels; produire les données et tableaux de bord RH.
• Superviser les plannings des personnels de son périmètre, dans le respect de la confidentialité.

Assistanat et suivi administratif d'un dispositif de formation continue (en lien avec le ou les responsables de formation)

• Assurer le suivi des demandes de formation et répondre aux appels d'offres; élaborer des devis.
• Transmettre les documents nécessaires au dispositif et suivre la prise en charge et le financement (Formiris, AKTO.).
• Élaborer les tableaux de bord de suivi et de bilan des formations.