Chargé.e d'accueil et d'administration (H/F)

Contrat: Temps partiel 17,5 h/semaine (2,5 jours) - Prise de poste au 01/01/2027
Rémunération: base temps plein 1 914 € brut mensuels (sans ancienneté)
Finalité du poste:
Assurer un accueil physique et téléphonique chaleureux et professionnel, tout en prenant en charge une partie de la gestion administrative et commerciale de la résidence. Le/la chargé(e) d'accueil est le premier contact des résidents, familles, visiteurs et partenaires, et contribue à faire de l'établissement une « maison de vie » ouverte, bienveillante et respectueuse de chaque personne âgée.

1. Accueil physique et téléphonique:
   Accueillir résidents, familles, visiteurs et partenaires avec bienveillance, simplicité et authenticité.
   Informer, orienter vers les bons interlocuteurs et répondre aux demandes.
   Gérer les appels, filtrer, transmettre les messages avec courtoisie et efficacité.
   Garantir une première impression rassurante, en cohérence avec les valeurs DomusVi.
2. Secrétariat et gestion administrative:
   Réceptionner, trier et distribuer le courrier de la résidence et des résidents.
   Traiter les mails et courriers relevant de son périmètre ou à la demande des responsables.
   Préparer et afficher les informations du quotidien (menus, météo, infos pratiques).
   Gérer les stocks de papeterie, fournitures de bureau et supports de communication.
   Veiller au bon fonctionnement du matériel informatique et bureautique.
   Participer à la transmission des éléments comptables liés à la facturation.
3. Gestion commerciale et relation prospects:
   Consulter et mettre à jour le portail commercial pour suivre les orientations prospects.
   Participer au traitement des demandes avec réactivité et professionnalisme.
   Remettre les plaquettes et documents d'information sur l'établissement.
   Valoriser l'image de la résidence et offrir une écoute attentive aux familles dès le premier contact.
   Contribuer aux visites commerciales.
4. Communication et circulation de l'information:
   Assurer une bonne transmission des informations entre les services.
   Relayer les informations importantes aux résidents, familles et équipes.
   Participer à une communication interne et externe claire et de qualité.
   Entretenir une relation de proximité et de confiance avec tous les interlocuteurs.
5. Participation à la vie de l'établissement:
   Participer aux commissions, formations et réunions d'information.
   Appliquer les recommandations et directives DomusVi.
   Contribuer aux projets du groupe et à leur déclinaison locale.
   S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue.
   Veiller à ce que l'espace d'accueil soit toujours propre, soigné et chaleureux, en personnalisant l'accueil selon les habitudes et préférences des résidents.
   Compétences et profil:
   Excellentes qualités relationnelles, sens de l'accueil et présentation soignée.
   Écoute, empathie, discrétion et respect de la confidentialité.
   Organisation, rigueur, polyvalence et gestion des priorités.
   Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
   Aisance à l'écrit comme à l'oral.
   Intérêt sincère pour la personne âgée et respect de sa dignité.
   Valeurs DomusVi incarnées par le poste:
   Savoir Prendre Soin: accueil professionnel, humain et bienveillant.
   Sens de l'Autre: écoute des besoins et réponses adaptées.
   Sincérité des Émotions: chaleur, simplicité et authenticité dans les échanges.
   Confiance Partagée: climat de confiance fondé sur transparence, respect et fiabilité.