Assistant / Assistante de gestion administrative

Dans le cadre du remplacement temporaire, nous recherchons un/une Assistant(e) de gestion / Assistant(e) administrati(f)ve afin d'assurer la continuité des activités administratives et de gestion de l'association.
Vous rejoindrez une équipe à taille humaine et prendrez en charge les missions administratives courantes ainsi que le suivi des dossiers, en lien avec la direction, les résidents, les fournisseurs et les différents partenaires de l'entreprise.
Une période de transmission et de passation pourra être organisée afin de faciliter la prise de poste et la reprise des dossiers en cours.

• Missions principales:

Gestion administrative

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes courantes.
• Gérer les courriers, e-mails et documents administratifs.
• Classer, archiver et assurer le suivi des documents.
• Mettre à jour les bases de données et les tableaux de suivi.
• Préparer différents documents administratifs et courriers.
• Assurer le suivi administratif des dossiers résidents, fournisseurs et partenaires.
• Organiser et suivre les agendas, rendez-vous et réunions si nécessaire.

Gestion et suivi commercial

• Établir et suivre les devis et factures.
• Assurer le suivi des règlements et relancer si nécessaire.
• Mettre à jour les dossiers résidents.
• Préparer les éléments nécessaires au suivi de l'activité.

Gestion fournisseurs

• Suivre les commandes et factures fournisseurs.

• Contrôler les pièces administratives.

• Assurer le suivi des échanges avec les fournisseurs et prestataires.
  Support à la direction et à l'équipe

• Assurer un rôle d'interface entre la direction, les collaborateurs, les résidents, les
  fournisseurs et les partenaires.

• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions ou rendez-vous.

• Participer à l'organisation et à l'amélioration des procédures administratives.

• Assister aux réunions hebdomadaires du personnel

• Profil recherché
  Nous recherchons une personne organisée, sérieuse et polyvalente, capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les priorités et les délais.

Compétences requises

• Bonne maîtrise des outils bureautiques: Word, Excel, Outlook ou équivalents.
• Bonne expression écrite et orale.
• Aisance avec les outils informatiques.
• Capacité à gérer et suivre des dossiers administratifs.
• Sens de l'organisation et rigueur.
• Capacité à travailler de manière autonome.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Bon relationnel et sens du service.

Formation et expérience
Une formation de type Bac à Bac+2 en gestion, administration, assistanat ou domaine similaire est souhaitée.
Une première expérience sur un poste administratif ou de gestion est appréciée.