Secrétaire de mairie (H/F)
**CHARGÉ(E) DE MISSION AUPRÈS DU DGS (H/F)** Sous l'autorité du Directeur Général des Services (DGS), le/la chargé(e) de mission contribue au pilotage, à la coordination et au suivi de l'activité administrative de la collectivité. À l'interface entre la Direction générale, les élus et les services, il/elle prépare et suit les instances municipales et accompagne le DGS dans les dossiers transversaux. **MISSIONS PRINCIPALES** 1. Préparation et suivi des instances municipales **Bureau Municipal: - Préparer les réunions avec le DGS, recueillir les sujets et analyser les notes. - Préparer les ordres du jour et documents, veiller aux délais de transmission. - Formaliser et suivre les décisions et arbitrages. - Alerter le DGS sur les retards ou difficultés. - Suivre les bilans demandés. **Conseil Municipal: - Participer à la préparation administrative des séances et assurer le lien avec les services pour les projets de délibérations. - Contrôler la complétude des dossiers et le calendrier. - Contribuer à la sécurisation du circuit administratif. - Assister aux séances, prendre des notes et rédiger les comptes rendus. - Suivre les décisions adoptées et actualiser les outils de suivi. 2. Fonctionnement administratif de la Ville Appui direct au DGS, au Maire et aux élus: - Coordonner les échanges entre la Direction générale, les directions et services et faciliter la circulation de l'information. - Préparer notes, courriers, comptes rendus, synthèses et documents d'aide à la décision. - Suivre les échéances du DGS et contribuer à l'amélioration des procédures et outils. - Assurer classement et archivage. - Identifier les situations nécessitant arbitrage ou décision du DGS. - Participer au CODIR et gérer la régie d'avance protocole. 3. Courrier entrant et demandes adressées à la collectivité - Analyser et orienter les courriers vers les services compétents. - En lien avec le cabinet: identifier les courriers prioritaires ou sensibles, suivre les échéances de réponse et effectuer les relances. - Préparer ou relire les projets de réponses si nécessaire. - Tenir les outils de suivi des courriers en attente. 4. Suivi de projets transversaux À la demande du DGS: - Définir objectifs, étapes et échéances; identifier les interlocuteurs. - Organiser les réunions et coordonner les services. - Suivre les actions, délais, difficultés et points de blocage. - Proposer des solutions, rendre compte au DGS et assurer le suivi des décisions. **PROFIL RECHERCHÉ** Savoir-faire: - Organisation, priorisation et autonomie. - Maîtrise de la gestion de projet et du suivi de plans d'actions. - Capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction. - Maîtrise de l'orthographe et des outils bureautiques/collaboratifs. - Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leurs instances. - Connaissance du droit des collectivités territoriales et des actes administratifs. Savoir-être: Rigueur, fiabilité, anticipation, discrétion, confidentialité, autonomie, diplomatie, réactivité et capacité d'adaptation. **CONDITIONS D'EXERCICE** Déplacements ponctuels. Temps de travail: 37h30 hebdomadaires, horaires flexibles (8h00-12h00 / 13h30-17h00), adaptables selon les contraintes personnelles et les impératifs du service. **RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES** Rémunération selon la grille indiciaire et le régime indemnitaire en vigueur, selon profil et expérience, complétée par: - Prime de fin d'année équivalente à un SMIC, versée en deux fois et proratisée selon la date d'arrivée. - CIA versé en début d'année. - CNAS: cartes cadeaux, sorties, billetterie, chèques vacances, etc. - Participation employeur mutuelle/prévoyance - Télétravail 1 jour/semaine possible. - Carte d'accès gratuite à la Médiathèque. - Transports en commun pris en charge à 75 %.
2 An(s) - Sur poste similaire, Sur poste similaire, Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires, S