Assistant / Assistante de service formation (H/F)
Missions principales
Gestion des appels à candidature/d'offre et concours:
o Veille sur les plateformes de mise en ligne
o Lecture et résumé si besoin des pièces du dossier de consultation
o Echange (mail et téléphone) avec les membres du groupement
o Participation aux réunions, envoi du CR
o Récupération des éléments demandés pour répondre
o Constitution du dossier de rendu
o Dépôt de la candidature/d'offre ou concours
o Réponse aux demandes complémentaires
Facturation
o Propositions et notes d'honoraires
o Etablissement d'état d'acompte de situation d'avancement
o Envoi aux clients
o Relance des paiements
Communication
o Panneau de chantier
o Carte de vœux
o Affiche
o Autre
Secrétariat
o Gestion de mail
o Accueil téléphonique
o Accueil clientèle
Opérationnel technique (ponctuelle)
o Gestion des réserves de finition
o Coordination des entreprises et artisans
o Planification des rendez-vous d'intervention
o Réponse aux doléances des clients
Profil recherché
Formation / Expérience: BAC+2 minimum ou 5 ans d'expérience souhaité.
Compétences techniques (Hard skills):
o Maîtrise Suite Microsoft office 365 (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
o Maîtrise Suite Adobe (InDesign, Photoshop, Illustrator, Acrobat, etc.)
o Maîtrise Suite Google Workspace
o Maîtrise des outils d'IA générative du quotidien pour la rédaction et la synthèse
o Compétence graphique
o Français oral et écrit
o Connaissance/expérience dans le domaine de l'architecture est un plus
Qualités personnelles (Soft skills): Autonomie, esprit d'équipe, rigueur, créativité, flexibilité, disponibilité, etc.
Conditions du poste
5 An(s) - En secrétariat/communication/gestion, En secrétariat/communication/gestion, Secrétariat assistanat, Bac+2 ou équivalents, S, Bureautique et outils collaboratifs, S, Gestion des emails, S, Gestion des urgences et des imprévus, S, Normes rédactionnelles, S, Principes de base en comptabilité, S, Rédaction d'écrits professionnels, S, Techniques de gestion administrative, S, Techniques de numérisation, S, Techniques de prise de notes, S, Classer des documents, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Accueillir, orienter, renseigner un public, S, Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements, S, Assurer la confidentialité des données, S, Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau, S, Maintenir à jour les dossiers administratifs, S, Organiser des déplacements professionnels, S, Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus, S, Participer à l'organisation d'événements internes, S, Préparer et suivre les dossiers de facturation, S, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), S, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, S, Répondre aux demandes d'information internes et externes, S, Utiliser les outils numériques, S, Suite Google Workspace, S, Suite Adobe, S, Gestion appels à candidature/d’offre et concours, S, Compétences graphique, S, Suite Microsoft office 365, S, Gestion de fin de chantier (GPA), S