Assistant service maintenance H/F

L'assistant assure le traitement administratif des dossiers (saisie de courrier, mise en forme de documents, etc.) et transmet les informations (e-mails, notes, fax, etc.) pour le compte des responsables ou de plusieurs services, selon l'organisation de l'entreprise.

Missions générales:

• Gestion administrative et comptable: Relance des clients deux fois par mois pour le suivi des encaissements (en lien avec le cabinet d'expertise-comptable).
• Accueil et organisation: Reçoit les visiteurs, clients et fournisseurs, les oriente, prend les messages et planifie les rendez-vous.
• Gestion du courrier: Trie, distribue, affranchit, enregistre le courrier et gère les messages électroniques (rédaction, mise en forme, suivi et archivage des documents).
• Suivi d'activité: Actualise les données (tableaux de bord, résultats, pointages des compagnons).
• Contrats de maintenance: Surveille et contrôle leur exécution.
• Archivage: Indexe et archive les dossiers travaux.
• Gestion du personnel: Assure le suivi administratif des dossiers et organise la logistique des formations et recrutements.

Tâches spécifiques au secteur d'activité de l'entreprise:

• Rédige des rapports d'intervention ou des contrats d'entretien.
• Participe à la rédaction de devis, en collaboration avec le responsable de service.
• Assure la mise en forme et l'envoi des factures aux clients.
• Pré-remplit les PPSPS ou plans de prévention, selon les demandes des responsables d'opérations.
• Veille active sur les appels d'offres publics (présélection, tri, rédaction des documents pour les réponses).
• Passe les commandes de régularisation, selon les besoins des responsables d'opérations.

Nous recherchons un profil ayant idéalement travaillé dans le secteur du BTP en assistanat polyvalent. Vous souhaitez rejoindre une structure à taille humaine, vous faites preuve de bienveillance, de sérieux, d'un bon esprit d'équipe.