Responsable de la gestion et de l'organisation administrative (H/F)

Le Responsable de la gestion et de l'organisation administrative aura pour mission d'assurer l'organisation, la coordination et le contrôle des activités administratives de l'entreprise.
Il participera à la structuration des procédures internes, à l'amélioration de l'organisation du travail, au contrôle de la qualité des dossiers et au suivi des différentes activités administratives liées au négoce automobile et aux prestations administratives proposées aux clients.
Il aura également pour objectif d'améliorer les méthodes de travail et de contribuer à la fiabilisation et à la professionnalisation de l'organisation administrative de l'entreprise.
Le salarié sera notamment chargé des missions suivantes:

• organiser et coordonner les activités administratives de l'entreprise;
• assurer le suivi administratif des dossiers clients et professionnels;
• contrôler la conformité et la complétude des dossiers administratifs;
• assurer le suivi des dossiers relatifs aux opérations de négoce automobile;
• contrôler les documents nécessaires aux opérations administratives liées aux véhicules;
• assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents;
• mettre en place et améliorer les procédures administratives internes;
• analyser les difficultés rencontrées dans le traitement des dossiers et proposer des solutions d'amélioration;
• mettre en place des outils de suivi et des tableaux de bord;
• contrôler le respect des procédures internes;
• participer à la démarche qualité de l'entreprise;
• assurer le suivi des relations administratives avec les clients, fournisseurs, partenaires et organismes;
• participer à la préparation et au suivi des dossiers administratifs de l'entreprise;
• contribuer à l'organisation et à la répartition des tâches administratives;
• participer au suivi des ressources humaines, notamment concernant les congés, absences, formations et documents administratifs;
• participer aux opérations de recrutement et à l'intégration des nouveaux collaborateurs;
• assurer une veille sur les évolutions administratives, sociales et fiscales pouvant concerner l'activité de l'entreprise;
• participer au suivi des obligations administratives, fiscales et sociales en collaboration avec les professionnels compétents de l'entreprise;
• contribuer à l'amélioration continue de l'organisation et des processus internes.
  Missions liées au contrôle qualité
  Compte tenu de l'activité de l'entreprise, une partie importante du poste sera consacrée au contrôle de la qualité des dossiers.
  Le salarié sera notamment chargé:
• de vérifier la cohérence des informations présentes dans les dossiers;
• d'identifier les éventuelles erreurs ou pièces manquantes;
• de contrôler le respect des procédures internes;
• de mettre en place des méthodes permettant de réduire les erreurs administratives;
• d'améliorer la traçabilité des dossiers;
• d'analyser les dysfonctionnements et de proposer des actions correctives;
• de contribuer à l'amélioration permanente de la qualité des services rendus aux clients.

La formation d'ingénieur en génie des procédés du candidat constitue un élément particulièrement adapté aux besoins du poste.
Le salarié devra notamment mettre à profit ses compétences en analyse et en organisation afin de:

• analyser les processus administratifs existants;
• identifier les étapes pouvant être simplifiées ou améliorées;
• formaliser les procédures internes;
• optimiser le traitement des dossiers;
• améliorer la circulation de l'information;
• mettre en place des outils de suivi;
• proposer des solutions permettant d'améliorer la productivité et la qualité du service.
  L'entreprise recherche un candidat disposant d'une formation supérieure permettant d'assurer des fonctions d'organisation, de gestion et d'amélioration des processus administratifs.