Agent administratif / Agente administrative

La secrétaire administrative est placée sous l'autorité directe du dirigeant de l'entreprise.

Mission principale

Assurer le suivi administratif, commercial et financier de l'entreprise, en garantissant la bonne gestion des dossiers de promotion immobilière, des relations avec les établissements bancaires, des consultations fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de l'ensemble des opérations administratives liées à l'activité de maçonnerie générale.

Activités principales

1. Gestion administrative générale

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients, partenaires et fournisseurs.
• Gérer le courrier, les courriels et les documents administratifs.
• Classer, archiver et assurer le suivi des dossiers administratifs.
• Organiser les rendez-vous et gérer les agendas.

1. Suivi des opérations de promotion immobilière

• Constituer et assurer le suivi administratif des dossiers de promotion immobilière.
• Préparer les documents nécessaires aux demandes de financement.
• Assurer les échanges avec les banques concernant les appels de fonds, les déblocages, les garanties et les pièces justificatives.
• Suivre l'avancement administratif des opérations jusqu'à leur clôture.
• Être l'interlocuteur administratif des notaires, bureaux d'études, architectes et différents partenaires.

1. Relations fournisseurs et sous-traitants

• Consulter les fournisseurs et sous-traitants afin d'obtenir les meilleures offres.
• Demander, comparer et analyser les devis.
• Préparer les tableaux comparatifs des offres.
• Assurer le suivi des commandes.
• Vérifier les délais de livraison et les disponibilités des matériaux.
• Participer au suivi administratif des contrats de sous-traitance.

1. Gestion commerciale de l'entreprise de maçonnerie

• Rédiger les devis à partir des éléments transmis par le conducteur de travaux ou le dirigeant.
• Assurer les relances commerciales.
• Préparer les situations de travaux.
• Établir les factures clients.
• Suivre les règlements.
• Effectuer les relances en cas d'impayés.

1. Suivi administratif et financier

• Préparer les documents destinés au cabinet comptable.
• Vérifier les factures fournisseurs.
• Suivre les échéances de paiement.
• Mettre à jour les tableaux de suivi de trésorerie.
• Participer au suivi administratif des marchés et des opérations.

1. Reporting

• Élaborer des tableaux de bord de suivi.
• Rendre compte régulièrement au dirigeant de l'avancement des dossiers.
• Assurer le suivi documentaire de chaque chantier.

Compétences requises
Savoirs

• Bonne connaissance du secteur du bâtiment.
• Connaissance des opérations de promotion immobilière.
• Maîtrise des procédures administratives et bancaires.
• Connaissance des marchés de travaux et des relations avec les sous-traitants.
• Notions de comptabilité et de facturation.

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Maîtrise des logiciels de devis et facturation.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Rédaction de courriers administratifs.
• Analyse et comparaison d'offres commerciales.
• Organisation et gestion documentaire.

Savoir-être

• Sens de l'organisation et de la rigueur.
• Autonomie.
• Discrétion et confidentialité.
• Réactivité.
• Bon relationnel.
• Esprit d'initiative.
• Capacité à travailler en équipe.
• Gestion des priorités.

Profil recherché

• Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou équivalent.
• Une expérience dans le secteur du bâtiment, de la promotion immobilière ou des travaux publics constitue un atout important.
• Une bonne connaissance des procédures administratives liées aux opérations immobilières est fortement appréciée.