Assistant(e) administratif(ve) H/F (H/F)

Votre futur rôle:
Nous recherchons notre prochain(e) assistant(e) administratif(ve) pour accompagner le quotidien de l'entreprise et devenir un véritable point de repère pour nos clients comme pour notre équipe technique.

Notre métier est assez spécifique: nous intervenons auprès d'industries et de collectivités pour le contrôle et la requalification d'équipements sous pression, ainsi que pour le contrôle et la maintenance d'équipements de protection individuelle de catégorie 3. Nous travaillons également en partenariat avec le secteur de la Défense. Une expérience ou une bonne connaissance de cet environnement serait donc un véritable plus pour ce poste.

Derrière chaque intervention, il y a des équipements à suivre, des échéances à anticiper, des rapports à préparer, des clients à informer et des techniciens à coordonner.
Votre rôle sera justement de faire le lien entre tout ce petit monde.
Et c'est ce qui rend le poste particulièrement polyvalent.

Concrètement, vous serez amené(e) à:

1. Gérer le quotidien administratif

En lien étroit avec les techniciens et la direction, vous assurez le suivi administratif des dossiers:

• préparation des commandes, bons de commande et bons de livraison;
• établissement et suivi des factures;
• mise à jour des dossiers et documents administratifs;
• préparation des éléments nécessaires aux interventions.
  Vous êtes un peu la personne qui s'assure que rien ne passe entre les mailles du filet.

1. Suivre les équipements et anticiper les prochaines échéances

Nous suivons de nombreux équipements pour nos clients.
À partir de nos outils de suivi, vous:

• mettez à jour les contrôles réalisés;
• identifiez les prochaines échéances;
• préparez et planifiez les équipements à venir;
• récupérez les informations manquantes auprès des différents interlocuteurs;
• veillez à ce que les dossiers soient complets et à jour.

C'est une mission qui demande de la rigueur, mais aussi une bonne capacité à anticiper et relancer quand c'est nécessaire.

Être l'un des premiers visages de l'entreprise
Vous serez régulièrement en contact avec nos clients, fournisseurs et partenaires.
Au quotidien, cela signifie notamment:

• assurer l'accueil téléphonique;
• répondre aux demandes ou les transmettre au bon interlocuteur;
• préparer et envoyer les rapports aux clients;
• rédiger des courriers et différents documents professionnels;
• maintenir une communication claire et agréable avec nos interlocuteurs.
  Pas besoin d'avoir réponse à tout: savoir écouter, comprendre la demande et trouver le bon relais est déjà essentiel.

1. Aider à organiser les interventions

Vous participerez également à la planification des interventions de nos techniciens itinérants.
Cela implique de jongler avec les disponibilités, les contraintes clients, les échéances et les impératifs techniques.
Il faudra donc savoir prioriser, anticiper et garder son calme quand le planning bouge.

Le profil que nous recherchons:
Nous ne cherchons pas forcément le parcours parfait.
Nous cherchons surtout une personne fiable, organisée, impliquée et à l'aise dans les relations avec les autres.
Une première expérience en assistanat administratif est souhaitée. Un diplôme dans ce domaine est un plus, mais nous serons surtout attentifs à votre façon de travailler et à votre capacité à devenir rapidement autonome.

Vous êtes à l'aise avec:

• les échanges téléphoniques et la communication écrite;
• les outils bureautiques, notamment Microsoft Office;
• le suivi de plusieurs dossiers en parallèle;
• la gestion des priorités;
• les tâches qui demandent de la rigueur et de la régularité.

Et surtout: Vous êtes quelqu'un sur qui l'on peut compter.

Vous aimez que les choses soient bien faites, vous n'attendez pas systématiquement qu'on vous dise quoi faire et vous savez demander de l'aide lorsque vous en avez besoin.