Gestionnaire formation (F/H)
RESPONSABILITÉS: Missions: Le / La gestionnaire pédagogique, placé(e) sous l'autorité de la responsable administrative et de la responsable de la scolarité de la composante, est en charge d'un portefeuille de formation pour lequel il/elle assure la gestion administrative, en lien avec le ou les responsables de formation concernés. Activités et responsabilités principales: Accueil et information des usagers - Planifier et organiser les réunions de rentrée; - Accueillir, informer et orienter les usagers (étudiants, candidats, enseignants, personnels administratifs); - Assurer l'accueil téléphonique et physique; - Analyser les demandes et apporter des réponses adaptées, fiables et efficaces; - Afficher et diffuser les informations institutionnelles et pédagogiques (emplois du temps, arrêtés de jurys, documents administratifs); - Communiquer aux étudiants et aux enseignements toute modification liée aux enseignements ou aux examens (annulation, changement de salle, report de cours). Gestion administrative et pédagogique des formations - Gérer les candidatures en collaboration étroite avec les responsables de formation sur les plateformes dédiées (e-candidat, Mon Master); - Assurer le suivi des inscriptions administratives; - Organiser et gérer les inscriptions pédagogiques; - Etablir les attestations et documents officiels destinés aux étudiants; - Traiter, vérifier et suivre les dossiers administratifs (ex: assiduité des étudiants boursiers); - Appliquer les procédures de gestion: gestion du courrier, de la messagerie et de l'archivage. Organisation des examens et jurys - Préparer les examens: élaboration des plannings, envoi des convocations, coordination logistique et matérielle; - Veiller à la conformité du déroulement des examens au regard la réglementation en vigueur; - Programmer et organiser les soutenances de stage et mémoire; - S'assurer du retour des notes dans les délais impartis et procéder à leur saisie dans APOGEE; - Organiser les jurys d'examens et contrôler les procès-verbaux; - Editer les relevés de notes et les attestations de diplôme. Amélioration continue et évolution des pratiques - Suivre l'évolution de l'offre de formation et des modalités pédagogiques; - Se former aux évolutions de l'outil APOGEE, aux nouveaux outils, procédures et réglementations (logiciels, modalités pédagogiques, etc.); - Participer à l'amélioration continue du fonctionnement du service scolarité. PROFIL RECHERCHÉ: Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) Rémunération selon la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation (ATRF) - Catégorie C et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1600 € et 1800 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière) Connaissances souhaitées: - Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur; - Connaissance de la réglementation des examens et des parcours étudiants; - Maitrise de l'outil de gestion de la scolarité (ADE, APOGEE), serait un plus; - Connaissance des procédures administratives. Savoir-faire: - Capacité à organiser, planifier et prioriser les activités; - Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers; - Capacité à rédiger des documents administratifs; - Maitrise des outils bureautiques et des applicatifs métiers. Savoir-être: - Sens affirmé du service public; - Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle; - Qualités relationnelles et sens de l'écoute; - Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome; - Réactivité, adaptabilité et sens de l'organisation.
Débutant accepté