Conseiller(e) en formation (H/F)
Caractéristiques du contrat & du poste
L'Union Régionale Interprofessionnelle CFDT des Pays de la Loire recherche son/sa futur(e) Assistant(e) Technique et Administratif(ve) en charge du Secrétariat Général.
Rattaché(e) directement au Secrétaire Général et en appui aux membres de l'exécutif, vous jouez un rôle clé dans l'organisation générale, le suivi administratif et la qualité de l'accueil de notre organisation.
Vos missions principales:
Assistance au Secrétariat Général et organisation:
o Assistance administrative directe du Secrétaire Général et de l'exécutif (Réservations hôtels, billets de train, etc.)
o Organisation administrative des réunions d'instances (Planification, convocations, réservations de salles, etc.)
o Organisation logistique et administrative des grands événements de la structure (Congrès, Assemblées Générales, etc.)
Secrétariat, rédaction et suivi d'activité:
o Conception, rédaction et mise en forme de documents professionnels (Courriers, rapports, bilans, tableaux de bord, diaporamas)
o Gestion du classement et de l'archivage physique/numérique des documents
o Saisie, mise à jour des bases de données internes
o Réalisation et suivi des tableaux de bord d'activité
Accueil, communication et logistique:
o Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier entrant/sortant et des courriels
o Rôle d'interface privilégié entre les responsables des différentes structures et les interlocuteurs extérieurs
o Accueil des participants lors des grands événements régionaux
o Réservation des salles, gestion logistique et mise à jour de la visibilité de l'organisation dans nos locaux de proximité (affichage, revues, etc.)
Profil recherché
Savoirs et compétences techniques:
Savoir-être et qualités personnelles:
Merci d'adresser votre CV ainsi qu'une lettre de motivation à l'attention du service Ressources Humaines de l'URI CFDT Pays de la Loire:
3 An(s), Bac ou équivalent, E, Assistant de gestion et d'administration d'entreprise, E, Bureautique et outils collaboratifs, E, Gestion des emails, E, Gestion des réservations de salles de réunion, E, Gestion des urgences et des imprévus, E, Modalités d'accueil, E, Normes rédactionnelles, E, Rédaction d'écrits professionnels, E, Techniques de gestion administrative, E, Archiver des dossiers et documents de référence, E, Assurer la confidentialité des données, E, Assurer la gestion administrative d'une activité, E, Classer des documents, E, Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie, E, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, E, Gérer les réservations de salles et de matériel, E, Maintenir à jour les dossiers administratifs, E, Mettre à jour un dossier, une base de données, E, Organiser des déplacements professionnels, E, Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus, E, Organiser l'accueil des visiteurs, E, Participer à l'organisation d'événements internes, E, Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.), E, Renseigner, mettre à jour une documentation technique, E, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, E, Répondre aux demandes d'information internes et externes, E, Utiliser les outils numériques, E, Utiliser une messagerie sécurisée, E, Veiller au respect des échéances administratives, E