Secrétaire d'accueil (H/F)

Rattaché(e) au pôle administratif du service Cap Emploi d'UNIRH 93, vous contribuez au bon fonctionnement de l'Association et à la qualité du service rendu aux bénéficiaires et partenaires.
Véritable relais entre les équipes internes, les bénéficiaires de notre offre de service, vous assurez la gestion administrative et logistique des sites, tout en garantissant une communication fluide et efficace entre les différents interlocuteurs. Vous apportez un soutien technique aux chargés de mission et aux managers.

Votre rôle s'articule autour de trois volets principaux:

1. Accueillir

• Assurer la gestion des appels entrants: identifier les demandes et orienter les interlocuteurs vers les bons contacts internes / Garantir un accueil téléphonique professionnel
• Transmettre les messages et informations aux équipes concernées dans les meilleurs délais.

1. Garantir un appui administratif

• Traiter le courrier entrant et sortant (enregistrement, numérisation, suivi)
• Assurer la saisie et la mise à jour des données
• Appui administratif aux équipes et aux managers (reprographie, envois d'e-mails, relecture Mise en page de courriers.)
• Travaux de classement et d'archivage, destruction documentaire.
• Participer à la logistique des réunions et des informations collectives (convocations, suivi des présences, reporting.).
• Centraliser, transmettre les courriers/documents au service comptabilité et RH

1. Intervenir sur la logistique des sites

• Gérer les réservations de salles et les besoins matériels du site.
• Réception et traitement des livraisons
• Suivre les commandes et les stocks de fournitures de bureau.
• Veiller à la bonne tenue des espaces communs et à la coordination avec les prestataires.

Profil recherché:

• Formation: Titulaire d'un Bac à Bac+2 en secrétariat, assistanat ou gestion administrative (type BTS SAM, GPME ou équivalent).
• Expérience: Une première expérience dans une fonction d'accueil et/ou d'assistanat administratif est souhaitée, idéalement dans le secteur associatif, public ou médico-social.
  Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre aisance relationnelle. Vous appréciez le travail en équipe et savez gérer plusieurs demandes simultanément.

Le processus de recrutement:

• Entretien téléphonique avec la chargée de mission RH
• Entretien en présentiel pour approfondir votre parcours, vos compétences et les missions du poste.
• Entretien final avec le manager pour aborder les aspects opérationnels du poste.

Vous bénéficierez d'un onboarding personnalisé et structuré: votre manager vous guidera dès le premier jour et un planning d'intégration vous aidera à maîtriser rapidement nos outils et procédures, pour être pleinement opérationnel(le) et bien intégré(e) dans l'équipe.

Avantages sociaux:

• Tickets restaurant, pris en charge à 60% par l'employeur.
• Télétravail un jour par semaine, sans condition d'ancienneté.
• Mutuelle prise en charge à 68,50% par l'employeur.
• RTT pour garantir un bon équilibre vie professionnelle/vie personnelle.
• Possibilité d'évolution interne

Pourquoi nous rejoindre ?
Nous recherchons une personne motivée, désireuse de s'investir dans une mission de service public pour l'emploi. En rejoignant notre équipe, vous contribuerez activement à accompagner les personnes en situation de handicap vers l'emploi durable et aider les entreprises dans leurs politiques d'inclusion. Vous évoluerez dans un environnement bienveillant et collaboratif.
Envie de donner du sens à votre parcours professionnel ? Postulez dès maintenant et rejoignez-nous