Assistant Polyvalent Senior H/F

Administration générale et organisation quotidienne

• Gérer le courrier, les documents administratifs, le classement et l'archivage, dans une logique de fiabilité et de traçabilité.

• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, comptes rendus, présentations et documents internes.

• Assurer le suivi des contrats, abonnements, assurances, échéances et obligations administratives.

• Gérer les fournitures, équipements et besoins courants du bureau, en lien avec les prestataires.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, filtrer les sollicitations et orienter efficacement les interlocuteurs.

Support à la direction et coordination

• Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les éléments nécessaires à leur bon déroulement.

• Organiser les déplacements professionnels en France et à l'international: transports, hébergements, formalités et suivi des dépenses.

• Préparer et suivre les plans d'action, relancer les interlocuteurs et veiller au respect des échéances.

• Prendre en charge des dossiers transverses ou confidentiels et en assurer le suivi de bout en bout.

Administration du personnel et support RH

• Préparer et tenir à jour les dossiers administratifs des salariés, de l'embauche au départ.

• Assurer le suivi des contrats, avenants, périodes d'essai, absences, congés, visites médicales et documents obligatoires.

• Préparer les éléments variables de paie et assurer leur transmission dans les délais.

• Participer aux recrutements: coordination des entretiens, échanges avec les candidats et suivi administratif.

• Organiser l'intégration administrative et logistique des nouveaux collaborateurs.

Gestion administrative, facturation et achats

• Collecter, contrôler, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs au cabinet comptable.

• Établir et suivre les factures clients, les paiements, les relances et les éventuels avoirs.

• Assurer le suivi administratif des achats, commandes, contrats fournisseurs et prestations.

• Mettre à jour les tableaux de suivi et préparer les éléments nécessaires au reporting administratif et financier.

• Coordonner les échanges avec les banques, assurances, cabinets comptables, organismes administratifs et autres partenaires externes.

Logistique, événements et vie de l'entreprise

• Coordonner les expéditions, réceptions et besoins logistiques ponctuels, y compris dans un contexte international.

• Organiser les réunions d'équipe, visites, séminaires, événements internes et moments de convivialité.

• Veiller au bon fonctionnement des locaux et assurer le suivi des prestataires.

• Apporter un soutien opérationnel aux équipes selon les priorités de l'entreprise.

Structuration et amélioration continue

• Formaliser et mettre à jour les procédures administratives et les outils de suivi.

• Identifier les points de blocage et proposer des solutions simples, fiables et adaptées.

• Contribuer à la structuration des processus internes et à l'amélioration de l'efficacité collective.

• Vous justifiez d'une expérience confirmée, idéalement d'au moins 8 ans, dans une fonction d'assistanat polyvalent, d'assistanat de direction ou d'administration au sein d'une PME, d'une start-up ou d'un environnement exigeant.

• Vous avez déjà géré de manière autonome un périmètre administratif varié et savez prendre en charge un dossier de A à Z.

• Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation, votre discrétion et la fiabilité de votre suivi.

• Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément, distinguer l'urgent de l'important et respecter les échéances.

• Vous êtes proactif(ve), pragmatique, orienté(e) solutions et à l'aise avec des interlocuteurs variés.

• Vous dispo