Directeur administratif et financier / Directrice administrative (H/F)
Service: Secrétariat / Accueil Rattachement hiérarchique: Responsable administrative Rattachement fonctionnel: Directeur de cabinet Lieu de travail: Grenoble Type de contrat: CDD ________________________________________ 1. Mission principale Assurer la gestion administrative quotidienne du cabinet de diagnostic et contribuer à son bon fonctionnement en garantissant la qualité de l'accueil, la fiabilité du suivi administratif et la coordination entre les techniciens, les clients et les partenaires. ________________________________________ 2. Activités et responsabilités principales Accueil et relation client - Accueillir les clients (physiquement et par téléphone) et assurer le premier niveau d'information. - Gérer la réception, la transmission et le suivi des demandes (mail, téléphone, site web). - Planifier les rendez-vous et interventions des diagnostiqueurs selon les disponibilités et les priorités. - Rédiger et envoyer les devis, relancer les clients si nécessaire. - Relance des avis Google Gestion administrative - Assurer la rédaction, la mise en forme et la gestion des documents administratifs (rapports, attestations, courriers, factures, etc.). - Suivre les dossiers clients depuis la demande jusqu'à la facturation et l'archivage. - Mettre à jour la base de données clients et les tableaux de suivi d'activité. - Gérer les fournitures de bureau et le classement administratif. Comptabilité et suivi financier (en appui) - Préparer les éléments pour la comptabilité (bons de commande, factures, règlements, relances). - Effectuer un suivi des paiements et des relances clients. - Assurer la liaison avec le cabinet comptable. Support à l'équipe technique - Coordonner les plannings des diagnostiqueurs. - Suivre les transmissions de rapports et vérifier la conformité des dossiers. - Aider à la gestion des certifications, formations et renouvellements administratifs. ________________________________________ 3. Compétences et qualités requises Compétences techniques - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion). - Bonne connaissance des procédures administratives et de la facturation. - Connaissance du secteur du diagnostic (immobilier, technique ou médical) appréciée. Savoir-faire relationnel - Sens du service et de la communication. - Rigueur, organisation et réactivité. - Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité. - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Formation et expérience - Formation souhaitée: Bac à Bac +2 (secrétariat, gestion administrative, assistanat, etc.). - Expérience: 2 à 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure de services ou un cabinet de diagnostic. ________________________________________ 4. Conditions de travail - Horaires: 8h30h-18h30 sur 4 jours - Rémunération: Salaire évolutif.
2 An(s), Secrétariat assistanat, Bac ou équivalent, E, Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents, S, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, S, Assurer le suivi post-vente, S, Développer l'esprit d'équipe, S, Favoriser l'entente, la collaboration, S, Lire et comprendre des tableaux de bord d’activité et des indicateurs, S, Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients, S, Optimiser les processus de vente, S, Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients, S, Participer à l’élaboration d’un devis technique, S, Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis, S, Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.), S