Chargé(e) d'Etat Civil et Elections H/F

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services et au sein d'une équipe de 2 personnes, vous assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers et les accompagnez dans leurs démarches administratives du quotidien.

Vous instruisez et assurez le suivi des dossiers relatifs aux titres d'identité (cartes nationales d'identité et passeports), à l'état civil (actes de mariages, de reconnaissances, de décès etc.), au cimetière, aux élections ainsi qu'au recensement citoyen.
Vous contribuez à la qualité du service public en garantissant un traitement rigoureux des demandes et le respect des procédures réglementaires.

Poste à temps complet à pourvoir le 1er septembre 2026

Vos missions principales seront les suivantes:
1 - Accueil du public:

• Accueil physique, téléphonique des usagers
• Identifier et qualifier la demande
• Renseigner et orienter l'usager vers les services adéquats

2 - Etat-civil:

• Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
• Établir, rectifier et délivrer les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, PACS, etc.)
• Établir des dossiers de mariage/ Etablissement des dossiers PACS
• Assurer le secrétariat du service

3 - Elections:

• Gestion des listes électorales et des inscriptions.
• Organisation des différents scrutins.

4 - Recensements population et citoyen:

• Assure la coordination de la mise en œuvre du recensement de la population
• Gestion des dossiers du recensement citoyen.

5 - Cimetière:

• Traitement des demandes diverses:
  Déclarations de décès
  Autorisations de fermeture de cercueil, d'inhumation, crémation, exhumation
  Déclarations de transport avant et après mise en bière, de travaux
  Acquisitions de concessions funéraires
  Gestion des concessions funéraires
  Connaissance du logiciel cimetière « Gecisme » serait un plus

Autres missions:

• Gestion des archives en lien avec le CIG

Compétences spécifiques requises sur le poste:
Vous maîtrisez les réglementations applicables en matière d'état civil, de citoyenneté et d'administration générale.
Idéalement, vous maîtrisez les procédures liées à la gestion des listes électorales, à l'organisation des opérations électorales, au recensement à la population ainsi qu'à l'instruction et au suivi des demandes de titres d'identité.
À l'aise avec les outils informatiques et les logiciels Millésime et REU, vous assurez le traitement, le contrôle et le suivi des dossiers avec rigueur, confidentialité et sens des responsabilités. Vous veillez à la fiabilité des informations enregistrées et au respect des procédures réglementaires en vigueur.
Doté(e) d'un excellent sens de l'accueil, vous accompagnez les usagers dans leurs démarches administratives, les informez avec clarté et les orientez avec efficacité. Organisé(e), réactif(ve) et polyvalent(e), vous savez gérer les priorités, travailler en équipe et contribuer à la qualité du service rendu aux administrés.

CONDITIONS ET CONTRAINTES DU POSTE:
Le poste nécessite:

• Présence le samedi matin
• Polyvalence sur les dossiers.

Horaires de travail: 38 heures du lundi au vendredi, 8h00-12h15 et 13h15-17h30
Et le samedi de 8h15 à 12h15
Fermé le mercredi