Secrétaire social.e (H/F)

Au sein de la Direction Générale des Solidarités et de la Citoyenneté / CCAS / Insertion, et de la Direction adjointe Parcours Accès aux Droits Sociaux Accompagnés, l'agent exerce ses fonctions au sein du Secrétariat social.

L'agent:

• accueille et renseigne le public;
• identifie et qualifie la demande sociale et oriente vers les services ou professionnels concernés;
• assure les missions de secrétariat administratif du service social;
• indique les moyens appropriés à l'accomplissement des démarches;
• établit le lien avec les services ou partenaires compétents;
• assure le suivi administratif des dossiers;
• actualise la validité des renseignements donnés;
• réalise des travaux de bureautique et de secrétariat.

Compétences attendues:

Savoirs:

• connaître les dispositifs législatifs et réglementaires de l'action sociale;
• connaître l'organisation et l'organigramme de la collectivité;
• connaître les partenaires et fonctionnements institutionnels;
• connaître les techniques d'écoute active, de médiation et de communication;
• savoir rédiger un écrit professionnel;
• savoir utiliser l'outil informatique et s'adapter aux logiciels et progiciels de la direction;
• connaître les règles de secrétariat, classement, archivage, mise à jour des dossiers et fichiers, gestion des stocks et suivi du petit matériel de bureau;
• s'exprimer correctement.

Savoir-faire:

• Accueillir et renseigner le public;
• Identifier et qualifier une demande sociale;
• Orienter vers les services ou professionnels concernés;
• Indiquer les moyens appropriés à l'accomplissement des démarches;
• Établir le lien avec les services ou partenaires compétents;
• Assurer le suivi administratif des dossiers;
• Actualiser la validité des renseignements donnés;
• Réaliser des travaux de bureautique et de secrétariat;
• Rédiger un écrit professionnel;
• Utiliser l'outil informatique et s'adapter aux logiciels et progiciels de la direction;
• Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers et fichiers;
• Communiquer et faciliter la communication;
• Travailler en équipe.

Savoir être:

• s'adapter aux différents publics accueillis;
• permettre des conditions d'accueil et d'écoute favorables;
• faire preuve de discrétion et diplomatie;
• respecter le secret professionnel;
• comprendre et accepter les limites de son intervention;
• savoir prendre du recul;
• communiquer et faciliter la communication;

Relations fonctionnelles

Au sein de la collectivité:ensemble des services de la direction et autres services en interne, au sein de la Cité municipale et de l'Hôtel de Ville.
Hors collectivité:partenaires privés, publics, institutionnels ou associatifs, avec le public.

Particularités du poste

Accueil du public, utilisation fréquente du téléphone, travail assis et sur écran, contact avec le public, travail en équipe et déplacements pédestres. Les agents sont amenés à se rendre sur des permanences territorialisées (mairies de quartier notamment).Le poste est classé en filière administrative, catégorie C, cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux.