Office Manager (m/w/d) (Office-Manager/in)

Alle reden von KI – wir sprechen von HI

Algorithmen finden Daten, wir finden Persönlichkeiten. Während andere auf KI vertrauen, setzen wir bei Soorce auf HI – Humane Intelligenz. Wir bringen als Personaldienstleister Experten aus IT, Engineering, Finance und Marketing zu den Top-Konzernen und dem innovativen Mittelstand. Die KI ist dabei ein Werkzeug. Deine Mission als Office Manager (m/w/d): Du bist bei Soorce die Person, die Organisationstalent mit einem ausgeprägten Servicegedanken verbindet und sorgst dafür, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert.

Das bieten wir Dir:

• Moderne Büros in zentraler Lage in der Mannheimer Eastside - bestens erreichbar und ausgestattet mit neuester Technik: MacBook Air, iPhone und ergonomische Arbeitsplätze inklusive
• Eine offene und wertschätzende Teamkultur
• Eine der Aufgabe entsprechende attraktive Vergütung
• Subventioniertes Jobticket und die Möglichkeit, ein E-Bike/Bike zu leasen - nachhaltig und flexibel unterwegs
• Nach deiner Einarbeitung ist Homeoffice an einen Tag in der Woche möglich.
• Eine Einarbeitung begleitet von einem persönlichen Mentor, der Dich unterstützt
• Exzellente Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in einem Unternehmen, das im Financial Times Ranking zu den wachstumsstärksten Unternehmen Europas zählt - und acht Jahre in Folge von Focus Business als Wachstumschampion ausgezeichnet wurde
• Wir sind ein zu 100 % CO₂-neutrales Unternehmen - weil uns die Zukunft am Herzen liegt

Das erwartet Dich:

• Bestellwesen und Beschaffung: Du kümmerst Dich um die Beschaffung von Büromaterial über Getränke bis hin zu weiteren Arbeits- und Verbrauchsmitteln – und behältst dabei auch die Bestände im Blick.
• Dienstreiseplanung: Deine Kolleginnen und Kollegen können sich bei der Organisation ihrer Dienstreisen auf dich verlassen. Du unterstützt bei Bahn- und Hotelbuchungen sowie bei weiteren organisatorischen Fragen rund um die Reise.
• Office Care: Bei deinem täglichen Rundgang durchs Office hast du ein Auge darauf, dass alles funktioniert, ordentlich ist und sich unsere Mitarbeitenden und Gäste wohlfühlen. Auffälligkeiten oder Mängel erkennst du frühzeitig und kümmerst dich eigenständig um eine Lösung.
• Rechnungscheck: Du unterstützt bei der Prüfung und Freigabe von eingehenden Rechnungen und sorgst für eine strukturierte Weiterleitung und Bearbeitung.
• Eventplanung: Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Events, Teamveranstaltungen und sorgst mit dafür, dass organisatorisch alles rundläuft.
• Organisation und Fristen: Du organisierst und verwaltest Arbeitsmittel, Verträge und Dokumente und behältst dabei auch Laufzeiten, Verlängerungen und wiederkehrende Aufgaben im Blick.
• Onboarding: Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und sorgst dafür, dass Arbeitsplatz, Arbeitsmittel und organisatorische Themen zum Start vorbereitet sind.
• Ablegen und Wiederfinden: Du pflegst interne Ablagen und sorgst dafür, dass wiederkehrende Office-Prozesse strukturiert, nachvollziehbar und gut organisiert sind.
• Projekte: Und weil Office Management bei uns mehr ist als klassische Büroorganisation, unterstützt du unsere Fachabteilungen bei spannenden Projektaufgaben und bringst dich dabei gerne mit deinen eigenen Ideen ein

Du überzeugst uns mit:

• Deiner Ausbildung: Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Umfeld oder Hotelgewerbe
• Service- und Dienstleistungsgedanke: Ein ausgeprägter Service- und Dienstleistungsgedanke ist für diese Position eine wesentliche Voraussetzung. Du solltest echte Freude daran haben, anderen den Arbeitsalltag leichter zu machen und eine Umgebung zu schaffen, in der sich Mitarbeitende und Gäste willkommen und gut aufgehoben fühlen
• Organisationstalent: Du liebst gute Organisation, bist in der Lage selbständig zu arbeiten und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick
• Sprache: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind ein Must