Coordinateur(trice) des Services Généraux (H/F)

La société est spécialisée dans la conception, le développement et la maintenance de logiciels, de plateformes numériques et de systèmes informatiques, y compris les applications mobiles et les infrastructures de do (nnées. Elle fournit également des services de conseil technique et mène des activités de recherche et d'innovation de pointe, notamment dans les domaines de l'intelligence artificielle, de l'apprentissage automatique et du traitement des données.

L'entreprise possède une structure internationale et des bureaux/équipes dans plusieurs pays, dont la France et l'Estonie.

Dans le cadre de ses activités, elle collabore régulièrement avec des spécialistes, des prestataires de services et des partenaires commerciaux internationaux issus de divers pays.

L'entreprise recherche un(e) spécialiste polyvalent(e) doté(e) d'excellentes compétences organisationnelles, capable de gérer de manière autonome diverses tâches administratives, logistiques et opérationnelles.

Le/La Coordinateur(trice) des Services Généraux assure le bon fonctionnement des infrastructures, des services et des moyens généraux de l'entreprise. Il/elle veille à garantir un environnement de travail optimal pour les collaborateurs tout en optimisant les coûts et la qualité des prestations.

• Assurer le bon fonctionnement des locaux (bureaux, équipements, espaces communs)
• Veiller à la conformité des installations (sécurité, hygiène, maintenance)
• Suivre les contrats liés aux services généraux (nettoyage, sécurité, maintenance, etc.)
• Sélectionner, négocier et coordonner les prestataires externes
• Suivre la qualité des prestations et gérer les éventuels litiges
• Assurer le respect des délais et des budgets
• Gérer les commandes de fournitures et équipements
• Suivre les stocks et anticiper les besoins
• Optimiser les coûts et les processus d'achat
• Organiser et suivre les interventions techniques, réparations et travaux
• Assurer la maintenance préventive et corrective
• Coordonner les déménagements ou aménagements de bureaux
• Apporter un soutien administratif à la Direction et aux équipes
• Participer à l'organisation des réunions, événements et déplacements
• Gérer la logistique interne (salles de réunion, matériel, etc.)
• Assurer le suivi des véhicules de société (entretien, assurances, utilisation)
• Organiser les besoins de transport pour les collaborateurs ou visiteurs
• Effectuer diverses démarches administratives et logistiques
• Réaliser des missions ponctuelles confiées par la Direction

Connaissance des langues: russe, anglais, estonien
Expérience confirmée en services généraux, exploitation de site ou gestion de prestataires, idéalement dans un environnement multi-sites.
Connaissances des fondamentaux des services généraux: maintenance, sécurité, achats et gestion de prestataires.
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook) + BambooHR, Nuclino, Slack, DocuSign, ShortCut.