Agent / Agente d'accueil (H/F)

L'Association Vers la Vie pour l'Education des Jeunes, reconnue d'utilité publique, intervient dans les domaines de la protection de l'enfance, l'action médico-sociale en faveur des enfants et l'insertion des adultes en situation d'exclusion. Dans 5 départements franciliens. 18 établissements. 750 salariés. 3500 enfants et adultes accompagnés chaque année. www.avvej.asso.fr
RENCONTRE 93 / Service Administratif
RENCONTRE 93 met en œuvre un projet global d'éducation, multi-accueil et intergénérationnel dans le champ de la prévention et protection de l'enfance. Il est constitué de sept services éducatifs, d'un service administratif et d'une cuisine de production.
Le service administratif est composé d'une équipe pluriprofessionnelle (secrétaire, chacune rattachée à un service éducatif de l'établissement, de RH, de comptables, d'un responsable des services généraux) qui forme un pôle administratif qui se charge de mettre en œuvre et de conduire l'organisation administrative interne et budgétaire de l'établissement. Le service administratif permet à l'établissement de fonctionner efficacement.
Descriptif du poste:
L'agent d'accueil est rattaché au service administratif de RENCONTRE 93, et, est placé(e) sous l'autorité du chef de service administratif de l'établissement. Il (elle) travaille au sein de l'équipe des secrétaires, et en grande proximité avec le chef de service administratif. L'agent d'accueil est un(e) professionnel(le) de première ligne dans la fonction d'accueil, d'écoute et d'orientation du public accueilli, des partenaires extérieurs ou des prestataires. Les qualités humaines sont indispensables à cette fonction. Elle/Il gère également des missions de secrétariat et de planifications transversales.

Fonctions principales

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public et les orienter vers le service concerné
• Tâches administratives
• Archivage
• Gestion du courrier
• Gestion de la boite mail du secrétariat de l'établissement
• Gestion de plannings de l'établissement (réservation des repas/véhicules/.)
• Petit secrétariat pour la Direction
  Missions du poste
• Gestion de l'accueil physique et téléphonique de public:
• Assurer l'ouverture et fermeture du portail
• Renseigner le public sur place ou par téléphone.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels et le public.
• Contrôler l'accès des espaces
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Accueillir et orienter le public vers les différents services:
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'établissement
• Gérer les demandes
• Aider à la gestion du secrétariat:
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers
• Assurer la gestion de l'ERN en lien avec la Direction
• Rédaction de courriers/ rédaction de compte-rendu/ mise en forme de tableaux ou autre type de document pour la Direction
• Gestion du courrier et diffusion de l'information et la documentation:
  -Réceptionner, traiter et distribuer le courrier.
  -Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
  -Assurer le traitement des courriers départ ?
  -Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture
  -Gestion du tableau d'affichage de l'établissement
  Compétences
  Capacité d'écoute, d'accueil et de dialogue. Sens des relations humaines.
  Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word et Excel).
  Bonne capacité orthographique. Polyvalence.
  Capacité d'adaptation, d'autonomie, de réactivité et goût pour le travail en équipe.
  Intérêt pour les missions de protection de l'enfance. Bonne gestion du stress.
  Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle.

Formation et expérience

• CAP/BEP/BAC du secteur social
• Titre Professionnel d'employé administratif et d'accueil
  Prise de Poste immédiate