Agent administratif/Agente administrative - Coordination adm-SIAO (H/F)

Le Centre Communal d'Action Sociale de la Ville de Toulouse (CCAS), établissement public de 1 300 agents (ETP) recrute un agent administratif pour le Service Intégré d'Accueil et d'Orientation (SIAO) de la Haute Garonne.
Le Service Intégré d'Accueil et d'Orientation (SIAO) de Haute-Garonne couvre l'ensemble du champ de l'hébergement, de l'urgence à l'insertion, et du logement adapté, y compris la gestion du numéro d'urgence 115. Il a pour mission principale de recenser l'ensemble des demandes d'hébergement et de logement adapté et d'orienter les personnes vers les places disponibles, de manière adaptée et équitable, dans une logique d'objectivation des besoins et de fluidité des parcours.
Les missions du SIAO sont assurées par une équipe pluridisciplinaire de travailleurs sociaux (AS, ES, CESF), infirmiers (IDE) et agents administratifs. La coordination des services est assurée par un pôle de direction.
Missions:
Sous la responsabilité hiérarchique de la direction et en lien fonctionnel avec l'ensemble des services du SIAO, le/la secrétaire d'établissement a pour mission de:

• Assurer l'accueil téléphonique du public et des partenaires du SIAO: orientation, information de premier niveau, prise de messages, redirection vers les services concernés;
• Assurer la gestion des mails de l'adresse générique du SIAO et des appels téléphoniques;
• Organiser et planifier les instances partenariales du SIAO: gestion des agendas, réservation de salles, information des partenaires;
• Rédiger et assurer la diffusion des comptes rendus des diverses instances partenariales du SIAO;
• Suivre et mettre à jour le réseau partenarial du SIAO;
• Assurer la liaison fonctionnelle entre la direction et le service d'observation sociale du SIAO;
• Utiliser les outils internes de liaison et de suivi: compléter les outils du service, tableaux de reporting;
• Contribuer, en lien avec les équipes, à l'amélioration continue des outils et procédures admi-nistratives de l'établissement.

Compétences requises:
Maîtrise des techniques de secrétariat et de l'accueil téléphonique;
Maitrise de méthode de comptes-rendus et documents administratifs classiques;
Connaissance générale du secteur social et médico-social, en particulier du champ de l'accueil, de l'hébergement et de l'insertion;
Réelle maîtrise des outils informatiques et bureautiques Word, Excel et une bonne capacité à s'approprier des logiciels métier (SI-SIAO);
Qualités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe;
Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et à respecter les délais.

Qualités attendues:
Sens de l'accueil, du service et de la discrétion professionnelle;
Posture professionnelle adaptée auprès du public en grande précarité et capacité à prendre du recul dans des situations complexes ou dégradées;
Rigueur, organisation et fiabilité;
Capacité d'adaptation et réactivité face aux sollicitations;
Sens du travail en équipe et de la coopération.

Diplôme, qualification et expérience souhaitée:
Diplôme de secrétariat, bac à bac+2 (type BTS, titre professionnel secrétariat/assistanat) ou expérience équivalente;
Une expérience dans le champ de l'accès au logement ou de l'accompagnement social lié au logement est particulièrement appréciée.
Conditions de travail:
Poste à temps plein basé à Toulouse - SIAO de Haute-Garonne
Statut; Agent contractuel de 6 mois renouvelable - Fonction publique hospitalière Catégorie C
Durée du contrat: CDD jusqu'au 31/12 renouvelable
Disponibilité: dès que possible