Secrétaire Administrative (H/F)

L'Institut EuropIA est une structure engagée dans le développement de projets liés à l'intelligence artificielle, à l'innovation, à l'éducation, à la culture et aux relations internationales. L'Institut organise notamment des événements, conférences, rencontres professionnelles et projets internationaux autour de l'IA, dont le WAIFF - World AI Film Festival, festival international dédié au cinéma et à la création audiovisuelle avec l'intelligence artificielle

Missions principales

1. Secrétariat et gestion administrative La personne recrutée aura pour mission d'assurer le bon fonctionnement administratif quotidien de l'Institut EuropIA. Ses missions incluront notamment: accueil physique et téléphonique; gestion des emails et du courrier; prise de rendez-vous et organisation d'agendas; rédaction, mise en forme et classement de documents administratifs; préparation de comptes rendus de réunion; suivi des dossiers internes; gestion et archivage des contrats, conventions, factures et documents officiels; coordination avec les membres de l'équipe, les partenaires et les prestataires aide à la préparation de réunions internes et externes; suivi des tableaux de bord et fichiers de travail partagés. 2 Soutien aux activités principales de l'Institut EuropIA
2. Soutien aux activités principales de l Institut EuropIA La secrétaire participera également au suivi des activités principales de l'Institut: soutien administratif aux projets liés à l'intelligence artificielle; aide à l'organisation de conférences, rencontres professionnelles et événements institutionnels; suivi des échanges avec les partenaires publics, privés et internationaux; préparation de dossiers de présentation, invitations, listes de contacts et supports de communication; mise à jour de bases de données partenaires, sponsors, intervenants et invités; participation à la coordination logistique des événements organisés par l'Institut.
3. Missions proches du WAIFF Dans le cadre du WAIFF - World AI Film Festival, Ses missions pourront inclure: aide à la préparation et au suivi du calendrier des événements WAIFF; coordination avec les partenaires internationaux du festival; suivi des invitations, confirmations de présence et accréditations; gestion des listes d'invités, VIP, jurys, intervenants, sponsors et partenaires; aide à l'organisation des réunions avec les partenaires étrangers; préparation des documents de travail liés aux éditions internationales du WAIF suivi des candidatures, inscriptions et informations des participants; coordination logistique avec les prestataires: lieux, accueil, technique, transport, hébergement, restauration; aide à la préparation des programmes, déroulés, conducteurs et feuilles de route; participation à la coordination des panels, workshops, projections, cérémonies et moments de networking; suivi des besoins des sponsors et partenaires pendant les événements; soutien à la communication avant, pendant et après les événements; aide à la collecte des photos, vidéos, retombées presse et bilans post-événement; préparation de rapports simples après les événements