Secrétaire de direction (H/F)

Description du poste:

L'agent est chargé d'organiser et coordonner les activités du secrétariat de direction de l'AIA BR Superviser et optimiser le fonctionnement du secrétariat
-Assurer l'ensemble des tâches de secrétariat de direction (saisie de documents, enregistrement, distribution, classement, archivage de la documentation et du courrier)
-Gérer l'emploi du temps du Directeur de l'AIA BR et des sous-directeurs
-Assurer l'optimisation du temps et du travail: Organiser et superviser l'activité du secrétariat; Gérer les agendas du directeur et de certains sous-directeurs
-Tenir à jour du référentiel organisationnel sur le portail AIA BR

• Tenir à jour le Registre de Publication des Actes Administratifs ( RPAA)
• Suivi des textes caduques et obsolètes en lien avec les rédacteurs
• Référent de l'AIA de Bretagne pour les Archives
• Rédiger les décisions de nominations, de délégations de signature, de suppléances permanentes
• Établir les organigrammes AIABR et sous-direction administration
• Rédiger des ordres de circonstances (OC) de programmation et suppléance annuelles de la Direction
• Responsable des cartes achats N1+N3 ( Achats Internet et locaux/suivi du budget alloué) pour la direction
• Préparer les dossiers financiers pour les sorties de cohésion de la Direction
• Suppléer le secrétariat de l'antenne de Lann-Bihoué
• Soutenir le bureau communication
• Assurer la transmission et la mise à disposition de l'information ( CMI)

Description du profil:

Vous justifiez d'une expérience en secrétariat, le candidat doit disposer des compétences suivantes: organisation et méthode, utilisation des logiciels bureautiques, adaptabilité, réactivité, techniques de secrétariat, savoir travailler en équipe. Confidentialité et discrétion professionnelle. Aptitudes relationnelles et de communication interpersonnelle confirmées.