Assistant(e) Administration des Ventes (ADV) (H/F)

Contexte du poste
L'agence de Toulouse assure la maintenance et la réparation de matériel de travaux publics toutes marques. L'équipe compte aujourd'hui quatre techniciens, un chef d'atelier et un responsable technique.
TP Assistance renforce sa structure administrative. Le poste d'ADV est créé pour prendre en charge la gestion administrative et commerciale de l'atelier, aujourd'hui répartie entre plusieurs personnes, et pour fiabiliser le suivi client et la facturation.

Mission principale
Assurer le traitement administratif complet des dossiers de l'agence, de la demande client jusqu'à la facturation et l'encaissement. L'ADV est l'interface administrative entre les clients, les techniciens et le service comptable du groupe.

Activités principales
Gestion administrative des ventes

• Établir les devis à partir des éléments transmis par les techniciens et le chef d'atelier
• Saisir et suivre les commandes clients dans l'ERP Mistral S@phir
• Éditer les bons de livraison et les factures
• Ouvrir et suivre les ordres de réparation de l'atelier
  Relation client et fournisseurs
• Assurer l'accueil téléphonique et le suivi des demandes clients
• Passer et suivre les commandes de pièces auprès des fournisseurs
• Suivre les délais et relancer en cas de retard de livraison
  Suivi financier de l'agence
• Effectuer les relances d'impayés
• Contrôler la cohérence entre commandes, livraisons et factures
• Préparer les éléments à transmettre au service comptable du groupe (rapprochements, pièces justificatives)
  Support administratif général
• Classer et archiver les dossiers clients et fournisseurs
• Tenir à jour les tableaux de suivi de l'activité de l'agence
• Appuyer le responsable technique et le chef d'atelier sur les tâches administratives courantes
  Compétences et profil recherché
  Expérience et connaissances
• Expérience confirmée sur un poste d'ADV, d'assistanat commercial ou de gestion administrative
• Notions comptables (facturation, suivi des règlements, rapprochements)
• Connaissance du secteur technique, TP, automobile ou industriel appréciée
  Compétences techniques
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques, en particulier Excel
• Aisance à prendre en main un ERP métier (Mistral S@phir ou équivalent)
  Qualités attendues
• Rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers
• Autonomie et sens de l'organisation
• Bon relationnel avec les clients et l'équipe atelier
• Discrétion sur les données commerciales et financières

Conditions du poste

• CDI à temps partiel, 28h ou 32h par semaine (à définir avec le candidat)
• Poste basé à l'atelier de Toulouse
• Rémunération selon profil et expérience
• Horaires à répartir sur la semaine, en journée